Lo Mejor de Outsourceando tras 300 Posts

En dos líneas: tras más de 3 años escribiendo este blog llego al post número 300, que mejor momento para recordar los mejores que he escrito. 

Para mi el concepto de "mejor" como para casi todo el mundo es algo muy relativo, así que he de reconocer que el criterio de selección que he utilizado es una mezcla de número de visitas al post y la satisfacción que me ha producido escribirlo.

Al final he elegido 10 posts, algo así como el 3% de lo que he escrito durante estos 3 años, los temas son muy variados pero siempre cercanos a mi actividad profesional, van desde el Business Intelligence, pasando por el Big Data, las métricas de negocio hasta el management.

Sin más dilación os dejo con los 10 mejores posts de Outsourceando:

1. Opciones de Formación de Business Intelligence (BI) en España (Junio 2011): este post es de los que yo llamo de "servicio público" y la verdad es que aún ahora sigue teniendo muchas visitas, para actualizarlo he ido sacando todos los años nuevos post sobre esta cuestión, por ejemplo en 2013 me centré en la formación para Big Data.


2. Como Identificar y Clasificar a sus Clientes Clave (Mayo 2012): este post tenía como intención hacer una reflexión personal sobre mis experiencias al actuar como Key Account Manager (KAM) en mi propia empresa, como estas reflexiones se me fueron un poco de las manos en lo que a la longitud del texto se refería, dividí el texto en dos posts, el segundo de ellos lo publiqué en junio de 2012.


3. Los Proyectos de Business Intelligence son también Proyectos de Gestión del Cambio (Marzo 2013): una realidad que tanto consultores como clientes tendemos a olvidar y no siempre por buenas razones, a los primeros por "simplificar" los proyectos y a los segundos por un interés en evitar la transparencia a toda costa.


4. La Oveja de Accenture (Febrero 2011): es la única vez que he intentado escribir un post "humorístico", ha mucha gente le ha gustado pero también es cierto que hay mucho consultor muy estirado y sin sentido del humor y tuve algún franco intercambio de puntos de vista para defender la necesidad de la ironía de vez en cuando, sobre todo cuando el mensaje "subliminal" de la publicidad corporativa es tan bestia.


5. Cinco Lecturas Indispensables para entender el fenómeno del Big Data (Octubre 2013): este post lo escribí en su versión inicial para un Blog corporativo de una gran multinacional, pero no les acabó de convencer así que le añadí algunos vídeos de You Tube que mejoraban la experiencia de los comentarios sobre los libros que analizaba, fue un post muy divertido de escribir.


6. El Business Intelligence son Cuatro Cosas pero Casi Siempre las Olvidamos (Agosto 2013): la historia detrás de este post refleja cierta frustración ante la postura de muchas empresas españolas ante el Business Intelligence y su empecinamiento en basar la toma de decisiones casi de modo exclusivo en un mix de intuición y experiencia.


7. Algunos Directores Generales y el Business Intelligence (Marzo 2012): este post simplemente cuenta una experiencia personal en mis "aventuras" como consultor de Business Intelligence y es que uno siempre busca aprender de sus errores pero no siempre lo consigue.


8. Las 7 Características que debe tener todo KPI (Junio 2013): al contrario que el post de las lecturas indispensables para entender el Big Data este post lo escribí pensando en publicarlo en este blog pero al final lo publiqué primero en la web de Movistar - Con Tu Negocio, en este caso nos vamos al mundo de las métricas de negocio y de los tan mencionados como poco entendidos KPI o Key Performance Indicators.


9. 10 Razones por las que las Empresas están Adoptando el Business Intelligence Open Source (Abril 2013): quizás estaba teniendo un ataque de optimismo cuando escribí este post, en especial si pensamos en el mercado español y en las empresas medianas que se podrían aprovechar de todo lo bueno que ofrece el Open Source y sino basta con pensar en el Big Data y Hadoop.


10. De como el Crowdsourcing Salvó a un Símbolo de mi Infancia (y de la de Otra Mucha Gente): el Caso de Lego (Diciembre 2010): uno de los primeros posts que escribí y el primero que tuvo una aceptación razonable y que generó feedback de los lectores, lo recuerdo con cariño aunque ahora no lo hubiese escrito igual creo que aún resulta una lectura interesante o igual es mera nostalgia.

Lecturas en Outsourceando: The Dream Team Nightmare, una aventura "Agile"

En dos líneas: hoy os presento una muy curiosa lectura sobre un tema que ya trataba en el post anterior, la metodología "Agile" para el desarrollo de software (hay quien dice que para muchas otras cosas) o Agilismo. 

El libro en cuestión se titula "The Dream Team Nightmare: Boost Team Productivity Using Aguile Techniques" de Portia Tung, lo que me ha llamado más la atención de este título es que utiliza el concepto de "Gamebook", ya sabéis, viene a ser como un juego dentro de la historia que desarrolla el libro, donde el lector toma ciertas decisiones que le llevan a finales alternativos.

Para muestra del trabajo de Ms. Tung, que mejor que una presentación "comprimida" de lo que es Agile:

Agile in a Nutshell - Portia Tung from IIBA UK Chapter

La verdad es que los libros sobre metodologías de gestión suelen ser lecturas de difícil digestión, por lo menos eso me parece a mi, que me he leído más de los que debiera, así que intentar un enfoque diferente que haga más atractivo el tema me ha parecido una idea que, cuando menos, merecía una oportunidad.

El libro que cuenta la historia de un tal Jim Hopper (supongo que el alter ego de Portia), un valiente coach de Scrum intentando salvar de la catástrofe al equipo de desarrollo (el Dream Team) de una importante página de citas on-line llamada "Love, Inc."

En estos libros se supone que uno se encuentra con escenarios múltiples y con una historia sugerente y con una descripción colorida de los personajes y las situaciones, todo ello con la intención de explicar qué es el Agilismo , esto es, el desarrollo ágil de software también conocido como"Agile" y, por otro lado comprobar los conocimientos que de la materia en cuestión tiene el lector.

Pues la verdad es que tras haber cogido con ganas el libro (es una manera de hablar ya que se trataba de un eBook) ha sido una experiencia algo decepcionante y eso que no tengo una "educación formal" en el Agilismo, son 300 páginas de libro pero en menos de un par de horas ya he terminado la historia de los 5 días del Scrum Coach Jim para arreglar el proyecto del Dream Team.

Cambiar una persona de equipo, un veterano que no estaba por la labor, y darle un empujón a la retrospectiva (un término, muy "agile"), fueron el resultado de mi aventura, y es aquí donde pierdo bastante del interés por el concepto de Gamebook con múltiples historias con finales alternativos, para aprender más hay que retroceder una y otra vez hasta que encuentras nuevas tramas y aprendes cosas nuevas, al menos en teoría.

Quizás sea un libro para compartir en un equipo de desarrollo, donde aparecerían múltiples escenarios de la historia del Dream Team según las decisiones de cada miembro del equipo y luego se podrían sacar conclusiones.

Pero, con todo, el libro sigue careciendo de una buena descripción de los personajes y sus motivaciones, en la trama que en mi caso me llevó a un extremadamente rápido (aunque positivo) desenlace apenas hay desarrollo del papel del Scrum Master y el Dueño del Producto, en este caso una dueña de nombre Cassandra.

Lo mejor del libro ha resultado ser una pequeña nota bibliográfica recomendando la lectura previa de dos textos que se pueden descargar gratuitamente:

• La Guía de Scrum (son 19 páginas en su versión española)
• "Scrum and XP from the Trenches: How we do Scrum" de Henrik Kniberg

El primero de estos textos lo leí ya hace mucho tiempo, pero el segundo es un librito de 130 páginas la mar de entretenido, todo un descubrimiento.

Os dejo con un poco de webgrafía sobre el tema Agile:

• El blog de la autora Portia Tung: http://www.selfishprogramming.com/ que me ha parecido mucho mejor que el libro.
• Agile Spain: http://agile-spain.org/ , la web de la Comunidad Agile en España.
• Agilismo at Work: http://agilismoatwork.blogspot.com.es/ , un blog muy interesante sobre las aplicaciones prácticas de las metodologías ágiles.
• Agilismo.es: http://agilismo.es/, otro buen blog en castellano sobre el tema.
• Hay hasta un Grupo en Meetup para los "agilistas" en Madrid, igual me apunto a ver que tal son las cervezas ágiles:

Espero que os haya resultado interesante este post, si es así, estaría genial que lo compartieseis en las redes sociales, muchas gracias.

Agile (Scrum) y los Proyectos de Business Intelligence

En dos líneas: os dejo una ponencia bastante esclarecedora sobre como hacer que Agile (Scrum) funcione en los proyectos de Business Intelligence. 

Como siempre que el vídeo no es en español, mis disculpas, pero creo que merece la pena escuchar ponencias como esta que vienen más desde el lado de la práctica que desde el de la teoría más o menos "brillante" de los gurus del tema.

Making Agile Work with BI Projects: Tips & Best Practices from DATAVERSITY

5 Ideas Clave para Evitar los Impagados en tu Empresa

En dos líneas: recientemente he escrito un par de posts para la web Movistar - Con Tu Negocio en los que explicado cómo construir un Dashboard para controlar los saldos vencidos de clientes, la respuesta de los lectores ha consistido en varios mails y mensajes en redes sociales pidiéndome que fuese algo más allá de explicar cómo hacer el Excel en cuestión. 

En respuesta a lo anterior, he pensado que lo mejor sería dejar una serie de ideas clave que siempre se deben tener en cuenta y que deben influenciar tanto nuestros procesos administrativos internos como nuestra actividad comercial.

1. Información, información, información....

Sin información no hay manera de tener un enfoque proactivo ante los impagados, es simplemente imposible.

Hay una herramienta imprescindible, el balance de saldos vencidos de clientes también conocido como Ageing, siempre hay que tener un Ageing actualizado tanto de saldos vencidos como de aquellos que van a vencer en el corto plazo.

Para aquellos que no dispongan de un Ageing en su ERP o en el software de contabilidad que utilicen os dejo los links a dos posts dedicados a la construcción de un Ageing (y de un Cuadro de Control o Dashboard de saldos vencidos de clientes) en Excel:

• Parte 1: análisis de facturas de clientes y uso de tablas dinámicas para la construcción de un Ageing.


• Parte 2: partiendo del Ageing explico como construir un Dashboard de control de impagados, además de proporcionar un ejemplo en Excel.

Ejemplo de Ageing en Excel, Fuente: Elaboración Propia

La ventaja del Excel es su flexibilidad pero tiene obvios problemas de fiabilidad, los informes en un ERP son por lo general fiables (salvo problemas de registro o de consolidación de diversas contabilidades) pero muy rígidos al impedir hacer filtros jugando con variables como sector, cliente, persona responsable de la cuenta/cliente, por baremación del cliente según su riesgo, etc... para pasar a ese "nivel superior" a la hora de construir un Ageing es mejor optar por soluciones de Business Intelligence.

En empresas con problemas endémicos de impagados este documento se debería actualizar al menos de modo semanal y ser de lectura obligada no sólo para la dirección financiera sino también para la dirección comercial, además, obviamente, de la persona o personas encargados del recobro.

2. Controla el riesgo que suponen tus clientes

Esto supone una doble derivada:

• Hay que conocer en todo momento nuestro ranking de clientes por facturación (y por deuda claro), vamos a poder conocer "cuantos huevos hemos puesto en cada cesta".
• Hay que aplicar, en lo posible, una política de rating o clasificación de los clientes en función de la posibilidad de un impagado y de scoring predictivo.

Para la inmensa mayoría de las empresas la idea de elaborar un rating/scoring (a la hora de entender las diferencias entre ambos conceptos resulta muy interesante el siguiente post de Raimon Serrahima) para sus clientes es simplemente inaplicable, así que la alternativa consiste en comprar informes de evaluación del riesgo comercial a los proveedores habituales (Axesor, eInforma), estos informes tienen distintos precios según el nivel de detalle que se busque pero merece la pena gastar 80 euros al año en tener bien controlado a un cliente al que le podemos estar facturando cien mil, digo yo.

Ejemplo de rating tomado de un informe de eInforma

Ejemplo de scoring tomado de un informe de eInforma

Para los novatos en estas lides no está de más registrarse en esas empresas y conseguir algún informe gratis de los que ofrecen a los nuevos clientes.

De todas maneras la información contable y las técnicas de rating tienen claras limitaciones, basta con pensar en que estas empresas básicamente trabajan con las cuentas anuales y con el Registro de Aceptaciones Impagadas (el archiconocido RAI), pero hay veces que para cuando saltan estas alarmas ya es demasiado tarde.

Aunque si tenemos suerte y nos salta la alarma de estos informes tenemos una serie de opciones:

1. Cerrarle el grifo "ipso facto".
2. Reducirle el riesgo aceptable, tan sencillo como limitar el importe de los saldos pendientes de vencer que tengamos en cualquier momento con ese cliente.
3. Ir a lo que cada vez es más habitual, con impagos y sin ellos, pagos al contado o como mucho a treinta días y controlando el volumen de riesgo.
4. Llamar al abogado y prepararnos.

Aquí es de recalcar el triste hecho de que en España los periodos medios de pago son tremendos, tanto en el sector privado como en el público, cuando lo razonable sería funcionar en entornos de 30 - 60 días como máximo.

Como muestra un botón, el periodo medio de pago lleva años ligeramente por debajo de los 100 días, es parte del círculo vicioso de la crisis junto con la falta de financiación bancaria, para más información en este tema se puede consultar el siguiente informe.

3. Atento a los avisos "indirectos" que nos da el cliente

Cualquiera que haya vivido la experiencia de un proceso concursal (las antiguas suspensiones de pagos) sabe que llega un momento en el que la empresa en cuestión comienza a prepararse para lo inevitable y comienza a dejar una serie de "rastros" en su relación con los proveedores:

1. Comienza un goteo de "retrasos" en el pago de las facturas, al principio parece no tener importancia y con clientes importantes desde el área comercial de nuestra empresa se nos pide tener tacto y algo de manga ancha.
2. Cambios constantes de banco.
3. Establecimiento de días fijos en el mes para los pagos a proveedores, esto tiene su lógica en el normal desempeño de una tesorería, pero la variación de esas fechas de modo intempestivo no.
4. Comienzan a llegar quejas injustificadas de nuestros productos y servicios, ojo, que hay muchos impagos que no tienen origen en un problema financiero del cliente sino en mal servicio o en problemas de calidad.
5. Se anulan pedidos en firme de modo habitual.
6. Devoluciones y abonos constantes.
7. Notas de cargo y pagos parciales de facturas, de hecho se vuelven muy picajosos con nuestras facturas, que si falta un código de proyecto o no están claros los conceptos, hay que tener muy controlado (y automatizado) el proceso de facturación para evitar este tipo de problemas al tiempo que damos una buena imagen de nuestra empresa, ojo con el SEPA en febrero de 2014.
8. En los pagos con una periodicidad preestablecida (por ejemplo un mantenimiento mensual o un alquiler) se producen fenómenos curiosos como el de dejar de pagarnos la factura de noviembre y al llegar diciembre pagarnos correctamente y "olvidarse" del mes anterior que sigue pendiente, entre el tiempo que se tarda en "descubrir el pastel" y los días que pasan entre correos electrónicos y llamadas telefónicas se logran aplazamientos "involuntarios".
9. Llegan peticiones de descuentos y de cambios en las condiciones de pago, sin explicaciones claras y con muchas prisas.
10. Se nos plantea la necesidad de renegociar las condiciones de la deuda con nosotros mediante pagarés o letras con vencimientos muy tardíos.

Si a todo lo anterior unimos que se nos acumulan pedidos de ese cliente muy por encima de lo habitual y dicho cliente necesita de nuestros productos para sus procesos productivos puede que estén preparando su stock de cara a una situación concursal y todos sabemos que las quitas pueden ser terroríficas y que vamos a cobrar la deuda pasados varios años.

4. Escuchar el entorno

Los directivos y la fuerza de ventas de una empresa deben estar atentos a cambios en el entorno físico de un cliente: oficinas descuidadas con muchos puestos vacíos, muelles condenados en los almacenes, pintadas contra la dirección de la empresa en las fachadas, una conversación en ese bar del polígono, etc..

Nuestros contactos en el sector nos pueden avisar de que ese cliente que tenemos en común se está comenzando a poner peligroso, conviene cuidar esa red, merece y mucho la pena, basta con pensar en que unos de nuestros clientes haya abandonado una central de compras de modo poco claro.

Lo mismo se aplica cuando nos enteremos de que nuestro deudor comienza a tener problemas para servir a sus propios clientes.

Otras veces es tan sencillo como crear una alerta en Google para cada cliente de tal manera que las noticias sobre los mismos nos lleguen del modo más rápido posible.

Y que decir tiene si nos enteramos de embargos o de reclamaciones judiciales que afecten a dicho cliente.

5. Seguir la evolución de nuestros clientes

Esto salvó a alguna que otra empresa justo al comienzo de la terrible crisis que nos azota, hay que estar atento a señales de cambio en la estrategia de nuestros principales clientes, por ejemplo:

• Proyectos de expansión de actividad, con nuevas líneas de productos y servicios y, en muchos casos, apertura de filiales en el extranjero.
• Nuevos negocios completamente ajenas al sector en el que está operando la empresa, el caso de la promoción inmobiliaria fue común en España hasta hace unos años.
• Fuerte incremento de la cuota de mercado de ese cliente, mucho cuidado con las políticas de precios desesperadas de las que ya hablamos aquí en su momento.

Por cierto, se acerca un periodo muy peligroso de cierres de empresas: las vacaciones de navidad (lo mismo se aplica a las de verano); pasan unos días sin actividad y a la vuelta nadie contesta el teléfono o el correo electrónico y la nave industrial está vacía de maquinaria y equipos.

El problema de los impagados es también una cuestión cultural, de nuestra visión de los morosos, muchas veces amable y de cierta vergüenza a la hora de exigir lo que se nos debe que ciertamente no existe en otros países.

Para saber más sobre esta cuestión tan relevante en los tiempos que corren os recomiendo los libros de Pere J. Brachfield (en especial Jaque a los Impagados) y su blog.

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CYD Consultores os desea una muy Feliz Navidad y un Próspero 2014

En dos líneas: por cuarto año os felicitamos la Navidad y el Año Nuevo desde este Blog, seguimos viviendo tiempos sombríos y es más que nunca momento de encontrar apoyo y cariño en familia y amigos. 

Para mi es cada vez más importante entender la Navidad por lo que es y no como una época de consumo, será que me hago mayor.

Como todos los años os dejo con un villancico, en este caso me he permitido elegir uno especialmente dedicado a la tierra de mi familia.

Lo dicho, desde CYD CONSULTORES os deseamos la mejor de las Navidades y un muy feliz año 2014.