5 Elementos que no deben faltar nunca en el Business Intelligence de una PYME

En dos líneas: Cada fabricante y cada consultora / partner tiene sus ideas, pero en relación a lo que tiene que ofrecer una solución de Business Intelligence yo creo que hay que sentar unos mínimos indispensables para que la PYME que decida invertir en su implementación no se deje los cuartos innecesariamente. 

Dichos "mínimos indispensables" se basan en los siguientes 5 elementos:

1. Ha de incorporar indicadores y métricas tanto financieros como no financieros y hacer un seguimiento de su evolución en el tiempo, aquí hay que hacer especial énfasis en los famosos KPIs (Key Performance Indicators) o Indicadores Clave de Desempeño, para saber algo más sobre los KPIs podéis ver los siguientes posts: "Las 7 características que debe tener un KPI" y "Ponencia Indicadores de Negocio y BI".


2. Ha de ayudar a identificar y aislar los business drivers (o inductores de negocio) que son aquellas personas, conocimientos y condiciones (fuerzas del mercado) que activan y dan soporte a las actividades esenciales de la empresa.


3. Proporcionar un reporting (sistema de informes) capaz de proporcionar a todo lo largo de la organización la información adecuada para que cada usuario pueda actuar y tomar decisiones claramente enfocadas a problemas relevantes.


4. Ir más allá del mero reporting y proporcionar herramientas de análisis para averiguar cuál es la causa de las cuestiones que puedan plantearse.


5. Mostrar la información de manera sencilla y lo más visual posible, en lo posible dicha información debería estar alineada con los procesos más importantes de la empresa o con el modo en que determinados equipos dentro de la misma trabajan (por ejemplo la fuerza de ventas).

NO LLEGAN A LOS 10 MANDAMIENTOS PERO SALTARSELOS SUELE SER UN PECADO MORTAL EN EL BI

En definitiva, hay que hacer implantaciones con bases sólidas y centradas en ofrecer en su momento y de un modo claro y de fácil acceso la información relevante de la empresa a las personas que intervengan en cualquier tipo de toma de decisiones.

Este último párrafo me lleva a la cuestión de la democratización en el acceso a la información dentro de la empresa que está impulsando el Business Intelligence, sin duda es un tema que se merece un próximo post.

10 pistas para saber si tu PYME necesita pensar en el Business Intelligence

En dos líneas: hoy cambiamos un poco el paso y retomamos un tema que siempre me ha preocupado mucho, la falta de interés de la PYME española por el Business Intelligence, esperemos poder animar a algún que otro directivo con algunas "pistas". 

En concreto serían 10 pistas, gracias a las cuales cualquier directivo de una PYME puede darse cuenta si necesita pensar en una solución de Business Intelligence:

• Primera Pista: sus empleados pasan mucho tiempo pasando datos de un sistema a otro, por ejemplo bajando datos del ERP (o de un Contaplus o un A3) a diversos Excels o viceversa. Y muchas veces usted también.

• Segunda Pista: usted mismo y/u otro personal directivo de su empresa dedica interminables horas a intentar generar hojas de cálculo para intentar tomar decisiones en base a las mismas, muchas veces este proceso termina con usted apagando las luces de la oficina o incluso continua con algún tiempo extra en casa.

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• Tercera Pista: no es raro que algún directivo y usted lleguen a conclusiones diferentes sobre un tema partiendo sobre la base de una misma información, pero resulta que sus hojas de cálculo, que deberían ser idénticas, no lo son. 

• Cuarta Pista: en las reuniones muchas veces los directivos (si, y usted también) no utilizan datos en muchísimas ocasiones, y no es que les guste trabajar siempre en base a la experiencia y la intuición, es que ni usted ni los demás se acaban de fiar de los datos que les proporcionan sus sistemas informáticos. No será la primera vez que piensa, "si tuviese información suficiente y contrastada, aquí alguno me iba a oír".

• Quinta Pista: le encantaría poder usar todo tipo de métricas (si, los famosos KPIs), como el retorno de sus inversiones, productividad, incidencias por x envíos, etc..... (estoy seguro que tiene un buen paquete de métricas en mente) y ahora mismo no le resulta posible utilizarlas, ya que carece de la información necesaria.

• Sexta Pista: después de trabajar mucho y estresar a buena parte de la organización para elaborar un presupuesto para este ejercicio, se dan cuenta de que son incapaces de conseguir realizar un seguimiento del presupuesto contra el realmente incurrido, y si lo hacen es con dos o tres meses de retraso. Esta pista tiene diversas variantes asociadas, como el hecho de que la hoja de cálculo del control del presupuesto genere múltiples versiones para un mismo período y no se acabe de cerrar nunca u otra aún más divertida como la que sucede cuando se va de vacaciones el "experto" en el Excel y ese mes no hay seguimiento del presupuesto.

• Séptima Pista: no todo el mundo en su organización tiene el suficiente nivel manejando el Excel y eso se nota, muchas veces hay uno o dos cuellos de botella generados por aquellos miembros del equipo a los que todo el mundo pide que les haga las hojas de cálculo con los informes, no sólo se pierde mucho tiempo sino que los "afortunados" expertos acaban sobrecargados de trabajo y cumplir con los plazos de entrega de esa información.

• Octava Pista: a usted (y a otros directivos) les llegan todos los meses unas hojas de cálculo cuidadosamente maquetadas con unos informes que hace mucho tiempo nadie usa ni tienen utilidad alguna, se hacen simplemente por costumbre.

• Novena Pista: si el control del presupuesto es casi imposible aún es mucho más difícil hacer todo tipo de pronósticos, por ejemplo en el esfuerzo comercial o en la operativa productiva. Lo de poder tener el tantas veces mencionado Cuadro de Mando Integral es sencillamente una ficción.

• Décima Pista: no hay manera de tener información en tiempo real, bueno, la verdad es que ni de un día para otro, ni de una semana para otra, hay que esperar a los cierres, lo que me lleva a la pregunta clásica: ¿cuándo cierra la contabilidad de su empresa cada mes? (no le de vergüenza si los cierres llegan con dos o tres de meses de retraso, es normal), y siendo un poco rebuscado, ¿le basta con la información contable para gestionar su empresa?.

En el próximo post continuaremos con el análisis del informe de Dresner "Wisdom of Crowds" sobre Business Intelligence que inicié en el post previo a este, estoy valorando la idea de "jugar" un poco con los rankings de fabricantes de BI en los últimos años, a ver que pasa.

Por cierto, si este post ha resultado de tu interés no dudes en compartirlo por las redes sociales.

Excel Vs. Business Intelligence

En dos líneas: creo que este será mi último post sobre las hojas de cálculo y el Business Intelligence, creo que mi opinión está bastante clara. 

Después de ver algunas presentaciones de Power Pivot y del nuevo Excel (alguna en vivo en la propia Microsoft) sigue sin convencerme arriesgar el Business Intelligence (BI) de mi negocio de la mano de Excel y SQL, con todo he de reconocer que el interfaz y la facilidad de uso son cada vez mejores pero es la parte de gestión derivada de la filosofía de estos productos la que aún no me gusta.

Y es que en el mundo Microsoft lo tienes todo y no tienes nada, me explico, puedes tener una pseudo inteligencia de negocio basada en Excels - Power Pivot + consultas SQL en la que puedes que todo quede muy "sencillo" para el usuario de negocio pero que tras haberlo vivido en varias ocasiones simplemente es un descontrol.

O puedes pasar a desarrollos enormes orientados a generar demanda por parte de los CIOs, estos desarrollos se hacen en muchos casos a través de productos de partners de microsoft o con mucha más frecuencia a través de desarrollos internos.

Con todo el criterio definitivo es único: las necesidades de los usuarios de negocio.

Todo lo demás es accesorio.

¿Es suficiente esto?

Fuente: CYD Consultores

¿O hemos de pasarnos al BI?

Fuente: CYD Consultores

Os dejo con una conclusiones a las que llegaba en un post que escribí recientemente para la web Movistar  Con Tu Negocio en la que bajo el título "Las hojas de cálculo y la pyme, ¿amigos para siempre?" reflexionaba sobre qué tipo de elecciones en Business Intelligence debían hacer las PYMES, o sea, la casi totalidad de las empresas españolas:

Por lo tanto, podemos terminar con las siguientes respuestas al dilema “Excel si o no”: 

•  Para las microempresas (y los autónomos) el Excel es el equivalente para la gestión de lo que sería un destornillador en un taller, así que se trata de algo casi imprescindible.

• Para las pequeñas empresas las cosas se complican algo, muchas ya usan software específico en áreas como la contabilidad, la facturación o las nóminas, pero aún así buena parte de ellas analizan la información obtenida mediante Excel. La respuesta sería un “si” condicionado al volumen de datos que maneje la empresa y, en cierto modo, a la ambición de la misma.

• Para las medianas empresas la respuesta para mi es un “no” con apenas matices, aunque haya mucho adepto a las hojas de cálculo entre sus filas.

Business Intelligence para PYMES: Nuevo Blog en Outsourceando

En dos líneas: como todos los veranos el tiempo sin trabajar con clientes lo aprovechamos para reflexionar, la primera consecuencia es un nuevo blog que habla del BI para PYMES.

Como podéis apreciar se han producido algunos cambios en el blog, los primeros se asocian a algunos cambios en las funcionalidades disponibles y en algunos detalles de diseño, la idea detrás de todo ello es ofrecer una mejor experiencia a quienes nos visiten y que puedan conseguir la información que buscan.

Vamos a incorporar progresivamente más y más información, en cierto modo pensamos que nos testábamos quedando cortos, lo que nos lleva al segundo tipo de cambios, el principal es un nuevo blog dedicado al Business Intelligence pero con un carácter menos generalista que éste que estáis leyendo ahora mismo, se trata de un blog de Business Intelligence para PYMES y, más concretamente para PYMES españolas.

Si bien podéis acceder a este nuevo blog desde el link a la URL que os acabo de proporcionar, también lo podéis hacer desde la pestaña "BI&PYMES" de la nueva barra que hemos incorporado justo encima de los títulos de los post para facilitaros la navegación por los nuevos contenidos que iremos añadiendo.

Es este un paso lógico desde el punto y hora en que como consultores de Business Intelligence nuestros clientes son todos PYMES, obviamente no estamos hablando de micropymes, sino básicamente de pequeñas empresas con importantes necesidades en control de gestión (y de datos/información lógicamente) y medianas empresas.

Os dejo con nuestro primer post en el nuevo blog "BI&PYMES". 

Estudio "Wisdom of Crowds 2012" sobre Business Intelligence

Como todos los años llega el informe "Wisdom of Crowds Business Intelligence Market Study", de hecho en 2011 por estas fechas ya comentábamos este estudio que dirige uno de los personajes más influyentes en el mundo del Business Intelligence: Howard Dresner.

Este año es posible acceder a la presentación que hace unas semanas hizo el propio Howard Dresner en un evento de SAP en los EE.UU, os dejo los primeros minutos de la media hora de la presentación, el resto está disponible en el siguiente link previo registro.

Para aquellos que no tenga el tiempo de ver el vídeo o no entiendan el inglés (que por cierto el Sr. Dresner habla con una dicción muy correcta) os dejo algunas notas sobre lo más destacable de la presentación:

• El estudio se hace a nivel mundial, con especial detalle en los EE.UU y Europa.
• El rol de TI en las decisiones de implantación de Business Intelligence (BI) sigue cayendo, ahora su peso es del 45%, hace apenas 5 años este porcentaje hubiese sido mucho mayor.
• Otros departamentos como Marketing o Finanzas han perdido protagonismo en el proceso de adquirir un BI frente a los CEOs, los departamentos de producción-operaciones, Supply-Chain o I+D.
• Sigue existiendo un problema de alineación entre TI y los usuarios de negocio en lo que al BI se refiere.
• La penetración (en nº de usuarios con acceso al BI) en las organizaciones sigue siendo baja, esto limita la productividad de muchos empleados y reduce la democratización del acceso a la información que es uno de los principios del management actual y uno de los factores clave de éxito más relevantes.
•  En las grandes empresas suelen convivir varias herramientas de BI, incluso sin segmentar el 47% de las empresas contestó que tenía "2 ó 3" y el 21% "4 o más", en el caso de las PYMEs el 50% tiene una única herramienta de BI.
• Cuando conviven varias herramientas de BI en una empresa es porque cada perfil de usuario prefiere una herramienta distinta (no es lo mismo el reporting que el Business Analytics o un Cuadro de Mando Integral), el problema es que esto suele conllevar retos en términos de governanza para los Departamentos de TI.
• El crecimiento en el número de implantaciones se está concentrando en las PYMEs, a esto colabora sobremanera el impacto del BI SaaS (cloud computing) y el BI Mobile.
• Considerando el total de las empresas contactadas el 88% de las empresas estaban satisfechas o muy satisfechas con sus iniciativas de BI (sólo un 3% estaba insatisfecho, un gran cambio en comparación con los datos de hace un lustro), en el caso de las PYMEs ese porcentaje ascendía al 94%.
• El problema de falta de interés por parte de la alta dirección en el BI se está viendo mejorado gracias al BI Mobile, el BI asociado a tablets y smart phones pega fuerte en esos niveles de las empresas.
• En cuanto a las prioridades de las empresas en materia de BI están en cabeza aspectos que podemos considerar "clásicos", así los dashboards son prioritarios para el 48% de los encuestados, el porcentaje en el caso del BI "Self-Service" es del 41% y el del Data Warehousing es del 35%.
• Dentro de los aspectos "modernos" del BI el interés es menor, pese a "hypes" como el "big data" o la capacidad de registrar datos desde el BI en un transaccional pasando por el "Social BI", sin embargo hay tres prioridades "modernas" que si se van a acabar imponiendo: BI SaaS, BI Mobile y "Visualization".
• La visualización mejorada de la información (Visualization) es clave para la toma de decisiones, gráficos y colores adecuados ayudan mucho más de lo que se suele imaginar.
• El BI Mobile es otra tendencia que se convertirá en norma en el corto plazo, sobre todo con la generalización del BYOD y la constante mejora en las redes de comunicaciones inalámbricas.
• Por último lo más importante, el BI SaaS, que a pesar de no tener el mismo grado de apoyo por parte de los departamentos de TI que por los usuarios de negocio (estos últimos lo consideran la mejor opción de implantación en muchos casos, quizás con la excepción de los directivos del área financiera) se acabará imponiendo en el medio plazo (3 - 5 años). Esta tendencia es especialmente relevante en el caso de las PYMEs en las que el 48% de las empresas consideran el BI SaaS como una prioridad crítica frente al 25% de las grandes empresas.

Hay pues todavía mucho camino por andar para una mejor democratización de la información en las organizaciones pero hoy por hoy el software  de BI ha mejorado muchísimo convirtiéndose en un tipo de producto muy probado, estable, escalable y cada vez más accesible para todo tipo de compañías.

Y la nuestra es la "Sociedad de la Información", las empresas que no se adapten a esta realidad nos guste o no tienen una difícil supervivencia en el corto plazo en especial ante un entorno de crisis y de durísima competencia.

LITEBI Summer School - Curso de Business Intelligence (Módulo II)

El siguiente módulo del Curso de Business Intelligence de la Summer School de LITEBI se desarrolló bajo el título "¿Cómo sacar partido al Business Intelligence en la empresa?" y es continuación del que os comentaba en un post anterior.

De nuevo la duración es aproximadamente de una hora y la intención es claramente evangelizadora, cosa que la verdad, al menos en el mercado español es algo muy necesario.

Los temas desarrollados fueron, en resumen, los siguientes:

1. La empresa y sus necesidades de información
2. Ventajas que aporta el Business Intelligence
3. Maturity Assesment / Escenarios
4. Ejemplos prácticos
5. Claves y soluciones

En breve dedicaré un post al último de los módulos del curso y que se centra más en aspectos técnicos del Business Intelligence.

Creo sinceramente que estos cursos pueden ayudar a muchos directivos a entender que el Business Intelligence es una solución indispensable para la inmensa mayoría de las empresas y que desde hace ya algunos años ha dejado de ser un privilegio de las grandes corporaciones, hoy en día las PYMEs pueden hacer un uso racional y completo del Business Intelligence sin necesidad de embarcarse en un proyecto inviable tanto desde el punto de vista financiero como de esfuerzo, tiempo dedicado o complejidad del mismo.

Recordaros que CYD Consultores somos "Certified Consulting Partners" de LITEBI.

Entrevistas con CIOs canadienses sobre el Business Intelligence

El canal de YouTube de CIO Canada ofrece desde hace apenas un día una serie de entrevistas con CIOs (si se prefiere, Directores de Sistemas o de Informática) sobre el Business Intelligence en el que se plantean 5 preguntas:

1.  ¿Será alguna vez rentable el BI?
2. ¿Cómo posicionar el BI dentro de la organización para que sea un éxito?
3. ¿Cómo se pueden arreglar los CIOs con el "diluvio de datos"?
4. ¿Cómo puede el BI ayudar a Canadá a ser más?
5. ¿Cómo puede un mejor BI cambiar el papel del CIO?

La cuarta pregunta puede aplicarse igual al caso de España, estoy seguro que muchas empresas españolas competirían mejor si tuviesen información de calidad, pertinente y a tiempo sobre su negocio (y que decir de poder pronosticar tendencias del mismo).

Y en los países que compiten con el nuestro cada vez está más extendido el BI / BA en las PYMEs, aquí nos queda mucho por hacer en ese sentido, pero si nuestras PYMEs no son competitivas nuestra economía seguirá siendo incapaz de sacarnos de la crisis en la que estamos y crear empleo.

Unas gotas de sabiduría y algunas opiniones muy divergentes entre si, os dejo el primero de los vídeos ¿Es rentable el BI?:

Breve Historia de la Business Intelligence

Por cosas del trabajo llevo algún tiempo leyendo sobre Business Intelligence (BI), obviamente no estoy refiriéndome a si existe inteligencia en algunos consejos de administración, sino a otro concepto nebuloso entre otros muchos que nos acechan en el mundo del management (v.g. BPM, ERP, CRM, CSM, BSC, etc..., la lista sería interminable), al final la simplificación viene en forma de considerar que todo es software.

Es triste pero es absolutamente cierto, desde el lado del management hemos tirado la toalla, las empresas se gestionan con las técnicas proporcionadas por una ciencia social que apenas innova desde los años 70 del siglo pasado, de hecho creo que el último impulso vino de la mano de Norton y Kaplan con su Cuadro de Mando Integral hacia 1995.

Hoy en día muchas empresas aún harían que Fayol, Taylor o Ford se sintieran como en casa, está claro que, al menos aquí en España estoy absolutamente seguro, el management ha fracasado miserablemente, pero no en la falta de implementación adecuada de sus técnicas como pasa en otras economías, simplemente es que no se sabe en qué consiste y quienes supieron de su existencia las más de las veces son funcionarios o "semifuncionarios" en una gran corporación, ese capital humano nunca se ha centrado en la esencia de nuestra economía: las PYMEs.

Así que si las empresas tienen dificultades con la comprensión y uso de las normas más básicas del management, se hace difícil que se puedan utilizar herramientas como las que ofrece la BI, pero es que no tenemos otra salida que hacer ambas cosas a la vez, usar el management para aprender a sacar el mejor partido de la BI y viceversa, es la clave para nuestra mejorar nuestra productividad y ésta es la clave para nuestra supervivencia como país desarrollado.

Os dejo un vídeo muy entretenido sobre la historia de la BI desde el punto de vista de TI y hacia donde se dirige, hay que tomar nota de que aquí en España estamos en pañales en lo que sería BI 2.0 (el 1.0 pasó sólo por unas pocas grandes empresas y bancos) mientras que en otros lugares ya se trabaja en la versión 3.0, sucede que los datos que importan para dirigir una empresa cada vez están menos estructurados y tienen múltiples orígenes.