Las 7 características que debe tener todo KPI

En dos líneas: este post lo publiqué originalmente en mayo de 2013 en el blog de Movistar "Con Tu Negocio" y ha tenido una muy buena aceptación así que me gustaría compartirlo con vosotros desde mi propio blog. 

Así que aquí tenéis el post, si queréis acceder a otros posts que estoy escribiendo para "Con Tu Negocio" simplemente seguid este link.

Las 7 Características que debe tener todo KPI

Hay términos técnicos que se convierten en conceptos difusos con el paso del tiempo y por su propio “éxito”, ven perderse la idea original que los sustentaba y nos acabamos usándolos como una “muletilla” que nos sirve a modo de refuerzo de cualquier opinión que tengamos.

Los consultores somos quizás los principales culpables de este fenómeno y como miembro del ese gremio voy a intentar aclarar uno de esos términos que en Management usa todo el mundo y muy poca gente entiende, me refiero a los famosísimos KPIs o “Key Performance Indicators”, en la lengua de Cervantes “Indicadores Clave del Desempeño” o del “rendimiento” si preferimos una traducción alternativa.

Definición de KPI

Es una métrica enfocada a aquellos aspectos relativos al desempeño de la empresa que resultan clave para lograr el éxito de la misma tanto hoy como en el futuro.

En otras palabras, los KPIs nos indican qué debemos hacer para incrementar de un modo extremadamente significativo el desempeño de nuestra empresa.

No hay herramientas más potentes para un directivo que los KPIs, son la base del Management actual ya que nos indican si vamos por el camino correcto de la ejecución de la estrategia de nuestra empresa y, como veremos más adelante, no lo hacen desde el punto de vista de la contabilidad financiera.

Los KPIs miden “inductores” del éxito nunca “resultados” y es que las métricas asociadas al desempeño nos indican que hacer mientras las de resultado nos dicen lo que hemos hecho (las primeras causan las segundas), por ejemplo, una cosa es el número de reuniones con nuevos clientes que haya tenido esta semana nuestro departamento de ventas (inductor) y otra es el beneficio neto obtenido con las ventas de determinado producto (resultado).

Hay que tener muy claro que no todas las métricas de desempeño tienen por que ser KPIs ya que pueden ser útiles pero no tienen por que ser “clave” para el éxito de la empresa. Se puede decir que los KPIs están directamente relacionados con los denominados Factores Clave de Éxito que son aquellos que permiten sobrevivir y prosperar a la empresa y que, por lo general, son difíciles de replicar por la competencia, como por ejemplo la capacidad para lanzar nuevos productos rápidamente.

De igual manera no todas las métricas de resultados serían clave para verificar dicho éxito, así que podríamos hablar de KRIs o Indicadores Clave de Resultado que es lo que buena parte de la gente identifica erróneamente como KPIs.

En una empresa los KPIs siempre han estado ahí, otra cosa muy distinta es si los hemos descubierto o si conociéndolos no los aprovechamos.

Mitos asociados a los KPIs

Y ahora me toca destruir algunos mitos sobre los KPIs, el primero de dichos mitos es que las empresas tienen que calcular un buen montón de KPIs para tener controlada la ejecución de la estrategia de la empresa.

La verdad es que una PYME no debería tener que controlar más allá de 10 KPIs, muchas pequeñas empresas de éxito (y otras no tanto) vigilan entre 5 y 7 KPIs, no hay que olvidar que estamos hablando de indicadores “clave”.

El segundo es que KPIs son aquellos indicadores que el software de gestión (aquí hablamos de ERPs, CRMs o incluso de Google Analytics) identifica como tales en su configuración por defecto, pues no puede haber error mayor, una cosa son las métricas que los fabricantes de software nos propongan y otra muy pero que muy distinta los KPIs de tu negocio.

No me cansaré de repetir que las métricas en general y los KPIs en general siempre debemos establecerlas específicamente para el caso de nuestra empresa y aunque lo hagamos así hemos de ser conscientes de que este tipo de indicadores han de revisarse periódicamente, hay que evitar convertir determinadas métricas en “sagradas”, si las circunstancias competitivas cambian los KPIs han de cambiar también.

El tercer mito es que los KPIs más importantes son de tipo financiero o asociados a la contabilidad de costes, pues me temo que este es el mito más peligroso de todos, los KPIs son métricas de rendimiento casi siempre operativo por lo tanto no se miden en términos monetarios, no hay KPIs denominados en euros como, por ejemplo, el resultado antes de impuestos de una empresa.

Las 7 características fundamentales que debe tener todo KPI

1. Ya lo he comentado antes, son métricas que nunca se refieren a dinero.


2. Los medimos muy frecuentemente, no como los indicadores de resultado que están asociados al ciclo de los cierres contables, es normal medir los KPI diariamente o semanalmente.


3. El Director General y el equipo directivo de la empresa son quienes actúan en base a los KPIs, estos directivos toman decisiones y hacen preguntas a sus equipos a partir de los mismos.


4.  Los KPIs determinan claramente que es lo que deben hacer dichos equipos y todo el personal involucrado debe entender claramente el indicador en cuestión.


5. Los KPIs exigen un claro compromiso y responsabilidad tanto de directivos como cargos intermedios o incluso de otros profesionales sin subordinados, igualmente se pueden usar como una poderosa herramienta asociada a la retribución variable.


6. Tienen un impacto significativo en los denominados Factores Clave de Éxito de la empresa.


7.  Los KPIs siempre promueven acciones que supongan un impacto positivo en el desempeño de la empresa, hay que evitar situaciones en las que una métrica mal definida provoque comportamientos disfuncionales en la organización.

Un ejemplo de KPI

Uno de nuestros clientes, una empresa de transporte de viajeros por carretera, tiene como uno de sus KPIs fundamentales la puntualidad de sus vehículos en las líneas interurbanas de las que es titular.

Este indicador se controla desde la Dirección General y desde la Dirección de Operaciones todos los días (cada cambio de turno en concreto) y se comunica a los inspectores de las líneas y a sus conductores.

Este indicador es un KPI que tiene un impacto en:

• La reducción de costes (menos combustible, vehículos de refuerzo, etc..).
• La satisfacción de los clientes que considerarán al autobús frente a medios de transporte alternativos y a la competencia. 
• El ambiente laboral de los conductores, no tendrán que soportar las quejas de los viajeros, alargar sus turnos y además cobraran incentivos.
• La capacidad de planificación de las operaciones de la empresa evitando inversiones innecesarias.

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¿Qué os ha parecido este post?, ¿es posible que se vaya aceptando este enfoque en la definición de KPI  frente a la idea de que cualquier métrica es un KPI?.

Por cierto, ya podéis acceder al siguiente post que he escrito para Movistar Con Tu Negocio, se titula "5 Duras realidades de la Gestión de Empresas Actual".

10 modos de mejorar el rendimiento de una PYME

En dos líneas: este post lo publiqué originalmente hace unos meses (en diciembre de 2012) en el blog de Movistar "Con Tu Negocio" pero sigue siendo un tema de perfecta actualidad y me gustaría compartirlo con vosotros. 

Así que aquí tenéis el post, por cierto, para acceder a otros posts que he escrito (por ejemplo ayer) para "Con Tu Negocio" simplemente seguid este link.

10 Modos de Mejorar el Rendimiento de una PYME

Cuando converso con el dueño o el gerente de una pyme sobre cómo mejorar del rendimiento de su empresa aunque podamos dedicar tiempo a la tecnología o a metodologías de administración de empresas más o menos sofisticadas al final de un modo u otro se llega a la típica pregunta del estilo siguiente: “me parece muy bien todo lo que me has estado explicando y lo que podemos hacer con lo que me propones, pero qué es lo que tengo que hacer siempre para mejorar el rendimiento mi empresa independientemente de la tecnología o del último método del management estratégico”. 

Me han hecho tantas veces esta pregunta en sus distintas versiones que tengo preparada una presentación en Power Point para responderla del mejor modo posible y ahora me he planteado el reto de ir un poco más allá y condensar esa presentación en 10 cuestiones que la persona que dirige una pyme debe siempre tener en consideración en la búsqueda de un mejor rendimiento tanto operativo como financiero de la misma. 

1. Vigila el proceso de toma de decisiones en tu empresa: es la parte más difícil del rol del directivo , en la pyme se toman decisiones en entornos muy cambiantes con escasa información y hay que hacerlo en plazos muy cortos, sabiendo que el precio de la inacción es la inacción definitiva, en otras palabras, el cierre. Siempre que se tome una decisión hay que hacerlo con entusiasmo y confianza a la vez que sin olvidarnos de ser humildes y aprender de nuestros errores, y es que la mejor de las decisiones no tiene valor alguno si no se implementa.

2. Por favor, piensa de un modo estratégico, por favor, por favor,……: de tanto centrarnos en tapar los agujeros del día a día no nos damos cuenta de que el barco que es nuestra empresa navega sin un rumbo claro, lo normal en este caso es acabar encallando en algún bajío o hecho trizas en un acantilado, el resultado es el mismo, un naufragio. Sin pensar en el medio y largo plazo nuestra empresa acabará siendo un pecio más. 

3. Mima tus activos más importantes: son las personas que trabajan contigo y tus clientes, el orden es cuestión de gustos y filosofías, aunque en tiempos como los actuales al final los clientes deberían ser lo primero que ayude a la supervivencia de la pyme. 

4. Concéntrate en tus operaciones: las operaciones son las actividades que tienen como resultado nuestros productos y servicios, en consecuencia son el único modo real de mejorar el rendimiento de una empresa. En resumen, una empresa son sus operaciones y cuando hablamos de rendimiento hablamos de cuan bien llevamos a cabo nuestras operaciones. 

5. Concéntrate en tus productos (y tus servicios): hoy en día la mayoría de productos son en realidad una combinación de productos y servicios, en todo caso, siempre hay que entender el foco en los productos como la vigilancia constante de lo que los clientes quieren y cómo encontrar productos que satisfagan dichas necesidades. 

6. Sé que lo sabes, pero no te olvides de buscar la máxima calidad en lo que hace tu empresa: siempre hay que ser consistentes en este esfuerzo y considerar la calidad como un conjunto de factores que muestran como de bien nuestros productos satisfacen la demanda de los consumidores. Nuestra visión de la calidad no la deben dar las certificaciones sino nuestros clientes y siempre debemos responderles superando sus expectativas. 

7. Diseña los procesos de tu empresa, si no lo haces tu otros lo harán por ti y ya sabes…: basta con partir del concepto de proceso, que se puede definir como un conjunto de tareas que unidas dan como resultado la generación de valor para el cliente. Si no tenemos control sobre algo tan vital como nuestra capacidad a la hora de generar valor para el cliente los problemas están a la vuelta de la esquina.

8. Hay que tener un plan preparado para casi todo: comenzando por esforzarse en conseguir los mejores pronósticos posibles sobre la demanda futura de tus productos y servicios, el alcance de los mismos dependerá en buena parte del histórico de datos disponible. Además hemos de considerar a la planificación como un proceso iterativo que debe desembocar en plan razonable para nuestros distintos requerimientos. 

9. Mucho ojo con tu cadena de suministro: para muchas empresas la cadena de suministro es una de las grandes olvidadas y ese descuido suele costar clientes y, por lo tanto, mucho dinero. 

10. Al final para poder gestionar siempre hay que medir: sea cual sea nuestra circunstancia hay que tomar decisiones partiendo de datos y marcándonos objetivos cuya realización podamos verificar.

Excel Vs. Business Intelligence

En dos líneas: creo que este será mi último post sobre las hojas de cálculo y el Business Intelligence, creo que mi opinión está bastante clara. 

Después de ver algunas presentaciones de Power Pivot y del nuevo Excel (alguna en vivo en la propia Microsoft) sigue sin convencerme arriesgar el Business Intelligence (BI) de mi negocio de la mano de Excel y SQL, con todo he de reconocer que el interfaz y la facilidad de uso son cada vez mejores pero es la parte de gestión derivada de la filosofía de estos productos la que aún no me gusta.

Y es que en el mundo Microsoft lo tienes todo y no tienes nada, me explico, puedes tener una pseudo inteligencia de negocio basada en Excels - Power Pivot + consultas SQL en la que puedes que todo quede muy "sencillo" para el usuario de negocio pero que tras haberlo vivido en varias ocasiones simplemente es un descontrol.

O puedes pasar a desarrollos enormes orientados a generar demanda por parte de los CIOs, estos desarrollos se hacen en muchos casos a través de productos de partners de microsoft o con mucha más frecuencia a través de desarrollos internos.

Con todo el criterio definitivo es único: las necesidades de los usuarios de negocio.

Todo lo demás es accesorio.

¿Es suficiente esto?

Fuente: CYD Consultores

¿O hemos de pasarnos al BI?

Fuente: CYD Consultores

Os dejo con una conclusiones a las que llegaba en un post que escribí recientemente para la web Movistar  Con Tu Negocio en la que bajo el título "Las hojas de cálculo y la pyme, ¿amigos para siempre?" reflexionaba sobre qué tipo de elecciones en Business Intelligence debían hacer las PYMES, o sea, la casi totalidad de las empresas españolas:

Por lo tanto, podemos terminar con las siguientes respuestas al dilema “Excel si o no”: 

•  Para las microempresas (y los autónomos) el Excel es el equivalente para la gestión de lo que sería un destornillador en un taller, así que se trata de algo casi imprescindible.

• Para las pequeñas empresas las cosas se complican algo, muchas ya usan software específico en áreas como la contabilidad, la facturación o las nóminas, pero aún así buena parte de ellas analizan la información obtenida mediante Excel. La respuesta sería un “si” condicionado al volumen de datos que maneje la empresa y, en cierto modo, a la ambición de la misma.

• Para las medianas empresas la respuesta para mi es un “no” con apenas matices, aunque haya mucho adepto a las hojas de cálculo entre sus filas.

¿Es la Externalización una Buena Opción para la PYME? (2ª Parte)

En dos líneas: os dejo el vídeo de mi participación en el debate sobre el outsourcing y las PYMEs en la web de Movistar "Con Tu Negocio". 

En este vídeo se muestran de un modo algo más ampliado algunas de las ideas que intenté transmitir durante el debate, son tres minutos para resumir tres cuartos de hora de conversación, pero a veces lo mejor es un buen resumen.

Por cierto, por el momento voy a escribir posts tanto en este blog (que es el mio) como en "Con Tu Negocio", veremos que tal marcha mi primera experiencia como "blogger" por cuenta ajena.