Dilbert y las Hojas de Cálculo - Una divertida visión del "Excel Hell"

En dos líneas: otra tira cómica tremenda de Dilbert y luego un poco de evangelización en la pugna entre Excel y Business Intelligence, perdón si me pongo pesado.

No voy a ocultar que me encantan las tiras cómicas de Dilbert, su percepción del mundo de las empresas y como se administran es sencillamente genial, en este caso nos ofrece una instantánea de la vida cotidiana de una empresa en la que un analista/controller ha preparado un excel y quién haya pasado por esos puesto (como servidor) que levante la mano si no le ha pasado unas cuantas veces.

Lo mismo se puede decir de aquellos que en puestos intermedios han de "verificar" la exactitud de este tipo de engendros en Excel que se suelen hacer para dar un reporting a la alta dirección, también he pasado por esa experiencia, la de analizar hojas de cálculo de terceros durante interminables horas para descubrir de modo continuo bien errores bien problemas con las fórmulas o las macros e incluso inconsistencias de una versión a otra del mismo excel.

Lo malo es que se toman decisiones vitales para la vida de las empresas basándose en este tipo de hojas de cálculo, excels que con la mejor intención desarrollan profesionales que dedican incontables horas a una actividad que no tiene ya sentido, ¡el reporting y los dashboards deben estar automatizados!.

Los analistas, los controllers, y demás perfiles de "superusuarios" de hojas de cálculo deberían trabajar buena parte de su tiempo con herramientas de Business Intelligence (BI) y Business Analitics, las razones son muchas pero ve voy a "limitar" sólo a 10:

1. La más importante es de tipo humanitario, no hay derecho a tener a personas de una empresa dándole vueltas a los excels, cientos de horas al año, trabajando en multiples versiones de un mismo informe una y otra vez, ¿quién no ha tenido en sus manos un  fichero tipo "informe_ventas_agosto_2012_v4_ok.xls" y se ha visto en la necesidad de hacer una v5 (perdón, caigo en el error tipico de "aficionados", "v5" significa "versión 5") o de revisarlo otra vez para añadir un "DEF" (definitivo) antes de ir con los dedos cruzados a presentarlo a un Director General. ¿O no es verdad que los que más tarde se van de la oficina son aquellos que trabajan con el Excel?.
2. El "Infierno del Excel" tiene la consecuencia lógica de "quemar" a aquellos que pasan sus días con el "corta-pega", las exportaciones/importaciones, dejándose las pestañas revisando el ERP o el CRM, etc.... todo ello con la presión del "para ayer" y obviando el hecho de que los humanos tenemos un cerebro que es mucho más potente que cualquier ordenador luego nuestro trabajo debería ser de análisis no de "picador" de datos, el primero es un trabajo que supone una realización personal el segundo ya no tiene sentido.
3. Todo lo anterior le cuesta un auténtico dineral a las empresas, horas de personal cualificado dedicadas al "pica pica" y luego a revisar una y otra vez el excel en cuestión.
4. Genera una dependencia de la organización en determinadas personas y eso, mal que les pese a algunos, es completamente inaceptable, basta con mencionar el hecho de que no es raro encontrarse con empresas (y no estamos hablando de PYMEs únicamente) dónde cuando cierta persona se va de vacaciones, se pone malo, etc... simplemente el Comité de Dirección se cancela o se limita a temas que no implican la "actualidad" de la empresa.
5. Facilita la manipulación de datos e información, lo que los americanos conocen como "masajear los datos", yo no digo que con el Business Intelligence eso sea imposible, sólo digo que tiene mucha más dificultad y desde luego sólo habría lugar a una única manipulación, con las hojas de cálculo cada uno puede cocinar los datos como quiera y pelearlos en un comité de dirección hasta la extenuación, cosa que también he sufrido en mis propias carnes.
6. Excel tiene cosas muy buenas, es flexible, fácil de usar, es un estándar, etc... pero las hojas de cálculo también tienen graves limitaciones y para analizar cierto nivel de datos son simplemente insuficientes. Basta con pensar en cómo se cargan archivos grandes en Excel, cuánto tardan algunos ficheros de este tipo cuando se incorporan funciones complejas (pon una función "BUSCARV" a jugar en varias columnas en un fichero de 100.000 registros y veremos que pasa), cómo compartir la información que contienen, etc...
7. Hoy en día la información tiene que estar en manos de la alta dirección de las empresas casi en tiempo real y para eso simplemente Excel no sirve, además a los CEOs y a los Directores Generales lo que les interesa son herramientas de tipo "self-service" sin dependencias de terceros como hemos visto antes y con una única versión de la verdad. Los usuarios "de negocio" se hacen progresivamente con el control del BI en detrimento de los departamentos de TI / Sistemas que tienen una percepción muy diferente de lo que las empresas necesitan, ahora vivimos tiempos en los que la capacidad de decisión sobre el BI está en un 50-50 entre ambos.
8. Muchas empresas han realizado grandes inversiones de dinero (y tiempo) en ERPs y CRMs pero se trata de sistemas transaccionales que no tienen la capacidad de transformar los datos en información, todos los que trabajamos con un ERP sabemos que necesita un Business Intelligence como el comer y los grandes fabricantes de ERPs también lo saben y tienen soluciones de BI. Así que el ROI del ERP y el CRM está en relación directa con el BI.
9. Hasta hace poco el Business Intelligence era tan caro de implantar y mantener que el Excel era la única alternativa para buena parte de las empresa, eso ya no es cierto. Desde hace algunos años las PYMEs se pueden permitir un BI sin problemas, ¿o es que una inversión que ronda los 15.000 euros en una empresa que factura 6 millones es prohibitiva?, hace 5 años la misma solución le habría costado unos 100.000. Además ahora hay soluciones de BI que son SaaS (Cloud Computing) con lo que no hay que comprar ni hardware, ni software ni añadir carga de trabajo a los chicos de informática.
10. ¿Has probado a utilizar Excel en un tablet?, la mayoría de las soluciones de BI ya son Mobile y están preparadas para el cambio en la tipología de dispositivos que utilizaremos en nuestra vida laboral.

Siempre que hablo de este tema acabo por recalcar que yo no odio el Excel, es más, para muchas situaciones me parece estupendo y lo uso con intensidad desde principios de los 90 (si, yo era usuario de Excel 3.0 y del Louts 1-2-3), pero para lo que lo usan muchas empresas españolas (reporting, consultas ad-hoc, dashboards, scorecards / cuadros de mando) ya no tiene sentido utilizarlo.

A lo mejor el problema está no tanto en la tecnología (a fin de cuentas son solo herramientas) como en el management de las empresas, pero eso es "otra película", de terror en el caso español.

P.D.: gracias por el comentario con la traducción del chiste.