"Excel Street Blues" : Los Problemas de Excel como herramienta de Business Intelligence

Hace unos días me llamó un conocido mio, es empresario y para respetar su intimidad lo vamos a llamar "Paco", yo había estado hablando con Paco de la posibilidad de colaborar en temas de control de gestión y de BI hacía unos meses, pero lo cierto es que de un modo muy cortés me comentó que todo lo que era reporting, información para el equipo directivo e incluso un pequeño cuadro de mando lo tenía ya resuelto vía Excel, y que estaba encantado.

Y la cosa se quedó así hasta que recibí la llamada de Paco hace un par de sábados, en estas fechas veraniegas y conociendo su devoción por su casa de la Costa del Sol me quede muy sorprendido y más con su petición: "Carlos, ¿os podéis pasar por mi oficina mañana domingo?", la verdad es que intenté averiguar algo más pero Paco estaba bastante nervioso así que decidí no insistir.

El domingo delante de un café y unos churros en un bar cercano a su oficina Paco comenzó a contarnos su "odisea" de la última semana, al principio lo que nos contaba parecía más un problema de RRHH, al parecer un tal José Antonio al que Paco había fichado cuando era un joven ingeniero técnico hacía casi 10 años (no he hablado de a qué se dedica Paco, no seré muy explícito pero diré que tiene intereses tanto en temas de telecomunicaciones, hostelería, logística e incluso en el sector inmobiliario) y al que había ido promocionando hasta que hacía cinco años lo había nombrado Controller de su grupo de empresas, el problema era que José Antonio había presentado la dimisión hacía un par de días.

El bueno de José Antonio había decidido irse a vivir y trabajar a Alemania de la mano de una colega alemana que había conocido en un proyecto y a la que dada la situación del mercado español repatriaban de vuelta a la central en Hannover, ya os podéis imaginar el nivel de implicación del que estamos hablando.

Paco pasaba de la furia a la desesperación y de ahí a la depresión, resulta que su famoso sistema de BI era José Antonio y sus años de macros y programación VBA, entonces le insistimos en que no desesperara que le ayudaríamos con la transición de un controller al siguiente sólo teníamos que reunirnos con José Antonio y preparar de un modo ordenado su abandono de la empresa.

"Eso no va a ser tan sencillo", nos dijo un entristecido Paco, "cuando me presentó su dimisión tuvimos un intercambio de puntos de vista en el que utilice palabras muy gruesas y tiene desconectado el móvil y nadie coge el teléfono de su casa".

Al final pudimos reconducir la situación con José Antonio y preparar una transición ordenada, y descubrimos las miles de horas de trabajo de un gran profesional, cuanto esfuerzo dedicado a programación y macros en Excel, a organizar las distintas fuentes de datos en la empresa, a ETL del ERP/CRM, etc...

El problema era no sólo que José Antonio dejaba la empresa sino que la crisis le había privado de un backup, Paco le había obligado a prescindir de casi todo su equipo (había que aligerar la estructura) y el resto de la organización sabía de Excel lo justito, se habían acostumbrado a lo bueno.

Conociendo a José Antonio descubrimos que tanto trabajo con el Excel le producía un sentimiento ambivalente, por una parte le encantaba la flexibilidad, la capacidad de hacer pruebas o de integrar fuentes de datos diferentes (además de llevar 15 años usándolo todos los días con lo que supone de habito) pero por otra odiaba el hecho de que le estaba limitando en su trabajo, le quitaba tiempo para analizar los datos y convertirlos en autentica información, nos decía (y nosotros asentíamos por nuestra experiencia) que quien de verdad trabaja con Excel en una empresa siempre es el que se suele ir el último de la oficina, te vuelves esclavo de las hojas de cálculo, su inestabilidad, las "múltiples verdades" (todo el mundo puede hacer una hoja de cálculo), de los constantes retoques de última hora y el caos de versiones de un mismo Excel.

Con la actual crisis no ha resultado difícil encontrar un profesional experto que sustituya a José Antonio y Paco ha decidido continuar dependiendo del Excel para todo, incluso aceptando que las soluciones de BI que le mostramos eran seguramente lo que la empresa necesitaba ahora prefería seguir con las hojas de cálculo, aunque esperamos haber sembrado la semilla del Business Intelligence en su cabeza.

Como colofón de este breve relato veraniego os dejo este gráfico de un informe de la consultora Aberdeen Group, tiene ya algunos años (data de 2009 con datos de 2008), pero en mi experiencia refleja una verdad como un templo, que gestionar PYMEs con Excel te lleva a un "aprobado" pero que con la que está cayendo hay que sacar "sobresaliente" y eso solo lo pueden conseguir con el Business Intelligence.

Al mirar estas tablas debéis tener en cuenta que la capacidad de generar información en casi tiempo real ha aumentado mucho en los últimos 2 ó 3 años y la mejora que proporcionan los nuevos BI en terminos de auto-servicio del usuario ha mejorado aún en mayor proporción.

Fuente:http://bi-insider.com/posts/bi-maturity-model-level-0-spreadsheets/

En el "nivel de madurez" de la inteligencia de negocio de las empresas la cuestión, al menos en mi opinión es no quedarse en lo que en el gráfico que os muestro justo encima de este párrafo se denomina "nivel 0", se hace muy difícil ser competitivo manejando una cantidad de datos que cada año que pasa es mayor y de tipologías más complejas.

Muchas gracias Paco (esperamos volver a trabajar para ti pronto) y a José Antonio lo mismo y mucha suerte en tu aventura, uno piensa cómo se está descapitalizando España con esta fuga de profesionales que estamos viviendo.