Continuamos con las RFP

Como lo prometido es deuda aquí estoy para continuar con mis "brochazos" sobre el tema de las RFP, en primer lugar recordaré el hecho de que cuando un proyecto es lo suficientemente grande la preparación de la propuesta es un proyecto en si misma, con su correspondiente project manager, que no tiene por que ser él que desarrolle en proyecto en caso de ganar la licitación, y su equipo.

Lo anterior que parece obvio se suele olvidar por la presión de áreas como comercial y marketing (y "más arriba") en un entorno de por si bastante estresante por las habituales limitaciones de tiempo, otra cosa que se suele olvidar es que las ofertas cuestan dinero y mucho, desde mi experiencia os puedo decir que en muchas empresas esos costes van a parar debajo de la alfombra de los costes de estructura o de la pobre PMO (si es que existe una oficina de proyectos) pero es mucho más raro que aparezcan en la cuenta de resultados de un proyecto o en su presupuesto.

Dados estos costes "ocultos" parece evidente que una buena preventa "vale su precio en oro", ahora bien la definición de "buena" es el problema aquí, yo entiendo que es aquella que provoca una buena actitud desde el lado del cliente hacia nuestra empresa a la vez que protege los intereses de la empresa generando un margen razonable (mejor desde un principio y no quedando a la espera de los "adicionales") y un proyecto ejecutable en términos de alcance y tiempo.

Las propuestas que elaboremos generalmente tendrán tres grandes secciones: técnica, administrativa y la de costos más comúnmente conocida como preciario.

La Sección Técnica tiene por objetivo principal convencer al cliente de que somos entendemos cómo hacer el trabajo, en otras palabras que comprendemos sus necesidades y/o problemas y que le proporcionaremos la solución menos arriesgada y más beneficiosa. En nuestra "check-list" de lo que no debe faltar nunca de una buena sección técnica encontaremos:

• La demostración de la comprensión del problema que nos plantea el cliente.
• Nuestro enfoque (si el problema es tan complejo que no se puede presentar una solución gratuita en nuestra propuesta) o nuestra solución propuesta. En cualquier caso siempre debemos incorporar la descripción del método de análisis y evaluación de datos, la metodología (modelos, tests) usada, la lógica de nuestro enfoque para la solución propuesta, y la confirmación de que la solución que proponemos cumpliría con los requisitos establecidos en la RFP o, en caso contrario, marcar excepciones pero aportando alternativas viables.
• La prueba de que nuestra propuesta generará beneficios para el cliente: ahorro en costes, tiempos, deshechos, errores, etc...

La Sección Administrativa lo que hace es convencer al cliente de que somos capaces de hacer el trabajo y lograr los resultados que se nos piden, siempre incorpora:

• La descripción de las tareas que se llevarán a cabo.
• Los productos o servicios a entregar al cliente.
• El programa del proyecto, por ejemplo el correspondiente diagrama de Gantt.
• La organización del trabajo y los recursos humanos para ejecutar el proyecto.
• Nuestra experiencia relevante.
• Los equipos e instalaciones de las que disponemos.

La Sección de Costos, por lo general se corresponde con el preciario que elaboramos para la propuesta y tiene por misión convencer al cliente que el precio que marcamos es realista y razonable, dentro del preciario se suelen encontrar los siguientes elementos:

1. Mano de obra: por ejemplo estimaciones de tasas por hora.
2. Materiales.
3. Subcontratas y asesores.
4. Alquiler de equipos e instalaciones.
5. Viajes.
6. Documentación: manuales, planos, informes, etc...
7. Gastos indirectos: seguros, contabilidad, administración, RRHH, marketing,etc.. (suelen ser un porcentaje adicional de los costos anteriores).
8. Aumentos de los costos: esto se aplica especialmente en el caso de proyectos plurianuales en los que se debe tener en cuenta aspectos como la indexación de salarios, la inflación o la variación en los costes de las materias primas o en las tasas impositivas.
9. Las contingencias que pudiesen acaecer.
10. El beneficio de la empresa: los 9 puntos anteriores son costos para el cliente, ahora tenemos que añadir una cantidad que será nuestro beneficio, el resultado de la suma será el precio que ofertemos para el proyecto en cuestión.

Claro que a la hora de hablar de precios y más en la coyuntura en la que nos encontramos siempre estamos con la duda de si nuestra propuesta es demasiado cara o si vamos a caer en una baja temeraria. Siempre hemos de tener en cuenta una serie de factores a la hora de determinar el precio:

• La confianza que tenemos en cómo se han calculado las estimaciones de los costes del proyecto.
• El riesgo, especialmente en proyectos que no hemos realizado antes de ahí la necesidad de incluir contingencias.
• El valor que tiene el proyecto para nuestra empresa, así podemos encontrarnos con proyectos "estratégicos" en los que se suele sostener que se sacrifica margen a cambio de la entrada en un cliente, la verdad es que este tipo de proyectos son peores que la peste y por lo general lo estratégico es el bonus que se lleva el comercial en cuestión o el discreto paso de uno de los directivos de nuestra empresa a nuestro cliente, todo es justificable y nada lo es, pero para mi lo más honesto es que los proyectos que no ganan dinero ya sobre el papel no deben materializarse en propuestas, las excepciones deberían justificarse extraordinariamente bien.
• El presupuesto del cliente: si se conoce mejor no sobrepasarlo, lo mismo se aplica si tenemos una "intuición" clara al respecto.
• El comportamiento de la competencia, se suele decir que Madrid es un pequeño pueblo manchego (algo parecido lo he oído respecto de Nueva York), todos en nuestro sector nos conocemos y sabemos muy bien quien está tirando los precios a la baja.

Si cumpliendo con lo establecido en la RFP (si, hay que tener claro cuál es momento, formato y lugar de entrega de nuestra oferta, juro que he visto casos en los que se ha pagado muy caro no prestar atención a estos detalles) hemos presentado nuestra propuesta deberemos ser todo lo proactivos que podamos en el seguimiento de la misma (por favor, hay que confirmar siempre la entrega, que los e-mails o los mensajeros "los carga el diablo") obviamente sin que parezca que intentamos influir en el cliente.

Quedaría para un futuro post comentar cómo evalúan las propuestas los clientes, tanto por tipologías de los mismos (no es lo mismo contratar con la Junta de Castilla - La Mancha que con Siemens) como de los proyectos.

Un poco de Project Management: el ABC de las Request For Proposals (RFP)

De la sopa de letras de la familia de las RF.. (RFI, RFQ, RFP,..) vamos a ocuparnos hoy de la más importante de todas cuando hablamos de proyectos (lo que obviamente incluye los proyectos de outsourcing), se trata de la Solicitud de Propuesta, en inglés Request For Proposals, o RFP.

En los proyectos externos es habitual que en determinados tipos de empresas (generalmente las más grandes y con un sistema de compras o incluso de licitaciones ya desarrollado) nos encontremos ante el momento de la verdad, se nos ha invitado a licitar en un proyecto para el cliente en cuestión. 

Se trata pues de una solicitud formal (cuando no es así se suele tratar de proyectos internos) para que presentemos una propuesta al cliente, éste nos pide mucho más que que le coticemos un precio por el servicio o el producto (esto iría más en la línea de la RFQ o Request For Quotation) y que responde a una serie de pautas:

• Se nos va a proporcionar una descripción del trabajo, lo que nos lleva al alcance del proyecto.
• Incluye los requisitos del cliente, que determinan las especificaciones y los atributos del proyecto.
• Se especifican los entregables que el cliente espera.
• Muestra una relación completa de los artículos tanto a suministrar como a recibir del cliente.
• Se listan las aprobaciones requeridas por el cliente en cada unos de los hitos del proyecto de cara a las correspondientes certificaciones.
• Tipología del contrato (precio cerrado, time & material, costes reales,...).
• Condiciones de Pago.
• Proporciona instrucciones para el formato y contenido de las propuestas de los contratistas, se les suele requerir que documenten detalles sobre la historia de su empresa, sus capacidades financieras (balances, cuentas de resultados, avales bancarios), sus capacidades técnicas (equipamiento, maquinaria, RRHH) y su experiencia (casos de éxito en proyectos similares así como certificaciones y habilitaciones). Además se señala una fecha límite para la presentación de propuestas.
• Normalmente se incluye una lista de criterios de evaluación (experiencia, equipamiento, equipo humano, programa de trabajos, razonabilidad de los costes,...) además de un mecanismo de comunicación con el cliente de cara a la formulación de preguntas o solicitud de aclaraciones sobre el contenido de la RFP (todo ello con sus correspondientes plazos y formularios).
• Incluso puede llegar a determinar de qué fondos dispone el cliente como máximo para llevar a cabo el proyecto.

Este tipo de estructura de las RFP lleva usándose mucho tiempo, las nuevas tecnologías han supuesto la simplificación del proceso de las RFP, en los entornos B2B este tipo de solicitudes se repiten a menudo y los contratistas ya están "clasificados" por lo que la información básica (financiera, técnica y de experiencia) no se ha de entregar una y otra vez (solamente ha de actualizarse) y el proceso de preguntas así como el de entrega de ofertas es mucho más sencillo.

No es menos cierto que si un contratista juega bien sus bazas puede hacer algo de marketing previo a la RFP, por ejemplo, si conoce bien al cliente y al equipo directivo del mismo puede saber de los rasgos principales de las RFP que estén por salir e incluso puede ir más allá y asesorar al cliente a identificar las necesidades a cubrir mediante la RFP y como solventarlas.  Ni que decir tiene que muchas veces ni se llega a lanzar la RFP o se hace simplemente "de cara a la galería", no es raro que esto pase en contratos de outsourcing en los que ya hay contratistas trabajando, es la búsqueda constante de reiterar ventas a un mismo cliente.

Si al final no hemos sido capaces de hacer movimientos previos a la RFP y nos vemos ante el dilema de licitar o no licitar (lo que siempre es una decisión en términos de tiempo y dinero) deberíamos tener en cuenta los siguientes factores:

1. Competencia (ventajas competitivas, vínculos con el cliente, etc..).
2. Riesgo (financiero y técnico).
3. Ampliación de capacidades (supondrá atacar proyectos más grandes de los que habitualmente realizamos).
4. Reputación (qué éxitos/fracasos hemos tenido en anteriores RFP con el cliente).
5. Fondos del cliente para el proyecto (algo muchas veces difícil de averiguar).
6. Recursos de que disponemos para elaborar nuestra propuesta.
7. Recursos de los que dispondríamos para ejecutar el proyecto, especialmente en lo que se refiere a RRHH propios y a subcontratas.

Licitar por licitar es un error, daña nuestro prestigio si nuestras propuestas son técnicamente débiles y nos quita toda credibilidad si realizamos "bajas temerarias".

Si nos hemos decidido por presentar nuestra propuesta hemos de tener claro un primer concepto, se trata siempre de un documento "vendedor" nunca de un sesudo informe técnico, lo que debe hacer es demostrar al cliente que nosotros como contratistas:

1. Entendemos lo que él quiere y podemos llevarlo a cabo.
2. Le proporcionaríamos el mayor valor posible para el proyecto en cuestión.
3. Somos los mejores para solucionar su problema o necesidad.
4. Aprovechamos nuestra experiencia exitosa en proyectos similares.
5. Haremos el trabajo de forma profesional y lograremos los resultados deseados.
6. Completaremos el proyecto dentro del presupuesto y de acuerdo al programa.
7. Dejaremos satisfecho al cliente al finalizar el proyecto.

Siempre han de redactarse las propuestas con un estilo claro y conciso, siempre pareciendo realistas a los ojos del cliente especialmente en términos de alcance, costo y programa.

En el próximo post continuaré con el desarrollo de esta introducción a las RFP, especialmente en lo que se refiere a cómo desarrollar una propuesta ganadora o a consideraciones en torno a la fijación de precios.