Un poco de Project Management: el ABC de las Request For Proposals (RFP)

De la sopa de letras de la familia de las RF.. (RFI, RFQ, RFP,..) vamos a ocuparnos hoy de la más importante de todas cuando hablamos de proyectos (lo que obviamente incluye los proyectos de outsourcing), se trata de la Solicitud de Propuesta, en inglés Request For Proposals, o RFP.

En los proyectos externos es habitual que en determinados tipos de empresas (generalmente las más grandes y con un sistema de compras o incluso de licitaciones ya desarrollado) nos encontremos ante el momento de la verdad, se nos ha invitado a licitar en un proyecto para el cliente en cuestión. 

Se trata pues de una solicitud formal (cuando no es así se suele tratar de proyectos internos) para que presentemos una propuesta al cliente, éste nos pide mucho más que que le coticemos un precio por el servicio o el producto (esto iría más en la línea de la RFQ o Request For Quotation) y que responde a una serie de pautas:

• Se nos va a proporcionar una descripción del trabajo, lo que nos lleva al alcance del proyecto.
• Incluye los requisitos del cliente, que determinan las especificaciones y los atributos del proyecto.
• Se especifican los entregables que el cliente espera.
• Muestra una relación completa de los artículos tanto a suministrar como a recibir del cliente.
• Se listan las aprobaciones requeridas por el cliente en cada unos de los hitos del proyecto de cara a las correspondientes certificaciones.
• Tipología del contrato (precio cerrado, time & material, costes reales,...).
• Condiciones de Pago.
• Proporciona instrucciones para el formato y contenido de las propuestas de los contratistas, se les suele requerir que documenten detalles sobre la historia de su empresa, sus capacidades financieras (balances, cuentas de resultados, avales bancarios), sus capacidades técnicas (equipamiento, maquinaria, RRHH) y su experiencia (casos de éxito en proyectos similares así como certificaciones y habilitaciones). Además se señala una fecha límite para la presentación de propuestas.
• Normalmente se incluye una lista de criterios de evaluación (experiencia, equipamiento, equipo humano, programa de trabajos, razonabilidad de los costes,...) además de un mecanismo de comunicación con el cliente de cara a la formulación de preguntas o solicitud de aclaraciones sobre el contenido de la RFP (todo ello con sus correspondientes plazos y formularios).
• Incluso puede llegar a determinar de qué fondos dispone el cliente como máximo para llevar a cabo el proyecto.

Este tipo de estructura de las RFP lleva usándose mucho tiempo, las nuevas tecnologías han supuesto la simplificación del proceso de las RFP, en los entornos B2B este tipo de solicitudes se repiten a menudo y los contratistas ya están "clasificados" por lo que la información básica (financiera, técnica y de experiencia) no se ha de entregar una y otra vez (solamente ha de actualizarse) y el proceso de preguntas así como el de entrega de ofertas es mucho más sencillo.

No es menos cierto que si un contratista juega bien sus bazas puede hacer algo de marketing previo a la RFP, por ejemplo, si conoce bien al cliente y al equipo directivo del mismo puede saber de los rasgos principales de las RFP que estén por salir e incluso puede ir más allá y asesorar al cliente a identificar las necesidades a cubrir mediante la RFP y como solventarlas.  Ni que decir tiene que muchas veces ni se llega a lanzar la RFP o se hace simplemente "de cara a la galería", no es raro que esto pase en contratos de outsourcing en los que ya hay contratistas trabajando, es la búsqueda constante de reiterar ventas a un mismo cliente.

Si al final no hemos sido capaces de hacer movimientos previos a la RFP y nos vemos ante el dilema de licitar o no licitar (lo que siempre es una decisión en términos de tiempo y dinero) deberíamos tener en cuenta los siguientes factores:

1. Competencia (ventajas competitivas, vínculos con el cliente, etc..).
2. Riesgo (financiero y técnico).
3. Ampliación de capacidades (supondrá atacar proyectos más grandes de los que habitualmente realizamos).
4. Reputación (qué éxitos/fracasos hemos tenido en anteriores RFP con el cliente).
5. Fondos del cliente para el proyecto (algo muchas veces difícil de averiguar).
6. Recursos de que disponemos para elaborar nuestra propuesta.
7. Recursos de los que dispondríamos para ejecutar el proyecto, especialmente en lo que se refiere a RRHH propios y a subcontratas.

Licitar por licitar es un error, daña nuestro prestigio si nuestras propuestas son técnicamente débiles y nos quita toda credibilidad si realizamos "bajas temerarias".

Si nos hemos decidido por presentar nuestra propuesta hemos de tener claro un primer concepto, se trata siempre de un documento "vendedor" nunca de un sesudo informe técnico, lo que debe hacer es demostrar al cliente que nosotros como contratistas:

1. Entendemos lo que él quiere y podemos llevarlo a cabo.
2. Le proporcionaríamos el mayor valor posible para el proyecto en cuestión.
3. Somos los mejores para solucionar su problema o necesidad.
4. Aprovechamos nuestra experiencia exitosa en proyectos similares.
5. Haremos el trabajo de forma profesional y lograremos los resultados deseados.
6. Completaremos el proyecto dentro del presupuesto y de acuerdo al programa.
7. Dejaremos satisfecho al cliente al finalizar el proyecto.

Siempre han de redactarse las propuestas con un estilo claro y conciso, siempre pareciendo realistas a los ojos del cliente especialmente en términos de alcance, costo y programa.

En el próximo post continuaré con el desarrollo de esta introducción a las RFP, especialmente en lo que se refiere a cómo desarrollar una propuesta ganadora o a consideraciones en torno a la fijación de precios.