Claves para mejorar el ROI de los Proyectos de Business Intelligence

En dos líneas: el ROI o retorno de la inversión debería ser uno de los ejes con los que los clientes juzgasen los proyectos que les proponemos los que nos dedicamos a esto del Business Intelligence, sería lo lógico pero no es así.

La verdad es que he tenido un día bastante ajetreado y cuando se ha generado algo de paz en mi casa he decidido ponerme a leer un rato alguna de la documentación que me va llegando sobre el mundo del Business Intelligence (BI) durante la semana, y he topado con un documento de la consultora Aberdeen Research titulado "The Grinning CFO: How to Get a Return in BI Project in Less Than 4 Months" y que se podría traducir como "El Director Financiero Sonriente: Como Obtener un Retorno (de la Inversión) de un Proyecto de BI en Menos de 4 Meses".

Si no habéis trabajado antes con documentos de Aberdeen os puedo anticipar que suelen utilizar una metodología basada en comparar a aquellas empresas que consideran líderes (leaders) frente a aquellas que consideran seguidoras (followers), a fin de cuentas las primeras son las que determinan las que podríamos denominar como "mejores prácticas".

En lo que al ROI se refiere los líderes eran el 35% de las empresas encuestadas (76 empresas en proyectos de BI que podríamos clasificar como "grandes" ya que implicaban de media a 231 usuarios) y los seguidores el 65% restante.

Así que, en principio, este documento se refiere a las grandes empresas con sus propios equipos dedicados al BI (tanto técnicos como de negocio), pero aún así hay algunas enseñanzas sobre lo que una empresa más pequeña y menos experta en BI debe exigirse a si misma y a los consultores que haya contratado para una implantación de este tipo.

El primer aspecto que se analiza en el documento es que hay una gran diferencia entre lo que consiguen los seguidores y lo que logran los líderes tanto en términos de ROI como de tiempo para competar una implantación.

Lo podéis observar en el siguiente cuadro:

Fuente: Aberdeen Research

Las empresas líderes alcanzan el ROI en 3.2 meses y el 83% de los proyectos de BI los terminan en plazo (o antes), este tipo de proyectos no suelen ser grandes implantaciones si nos referimos a ha implantar un nuevo BI en la organización sino que se refieren a mejoras incrementales o a proyectos ad-hoc para determinadas áreas.

Se puede discutir sobre las metodologías a utilizar en la gestión de proyectos (Agile Vs PMI) pero al final llegan a la conclusión de que hay una serie de tecnologías que determinan cómo un proyecto de BI puede ser más o menos exitoso, y esto me parece que da un mensaje más interesante para las áreas técnicas de las empresas frente a ciertas "letanías" más propias del management como sería la esponsorización de la alta dirección, la comunicación entre TI y negocio o el papel de los analistas como intermediarios entre ambos, la definición correcta de los problemas y necesidades, etc...

Pero para los técnicos (CIOs incluidos) esas condiciones previas quedan fuera de su alcance, sin embargo si hay unas tecnologías que generan un "entorno adecuado" para el éxito de los proyectos de BI pues merece la pena ver si se dispone de los mismos, si no es así los proyectos tendrán muchas dificultades para prosperar.

Como podéis ver en el siguiente cuadro dichas tecnologías están directamente vinculadas a tres áreas: paquetes de software de análisis ya operativos, calidad de los datos y gestión de los mismos y, vaya sorpresa, la utilización del BI SaaS (en la nube o Cloud):

Fuente: Aberdeen Research

Los cimientos de cualquier proyecto de BI en cualquier tipo de empresa los forman los datos, así que una buen idea es disponer de herramientas dedicadas a la calidad de los datos y a lo que se conoce como Master Data Management, si la empresa que quiere hacer la implantación no dispone de los mismos deberá asegurarse de que los consultores que ha contratado sean conscientes de ello y le ayuden a implantarlas, siempre con el alcance necesario según el tipo, complejidad y cantidad de los datos de cada empresa.

Los paquetes análiticos (los hay para cada área de la empresa, finanzas, presupuestos, RRHH, operaciones, marketing, etc....) ayudan a que los usuarios de negocio tengan una idea clara de los informes y dashboards que necesitan (y que estos programas no les dan cuando, por ejemplo, se integran datos de distintas fuentes como ERP, CRM, bases de datos dispersas o simplemente hojas de cálculo) y eso facilita mucho el trabajo del área técnica responsable de la implantación o de los consultores externos.

Muchas veces este papel de los paquetes de análisis lo asumen en las PYMES algunas hojas de cálculo que se han ido enriqueciendo a lo largo del tiempo que, si bien no tienen la estabilidad y calidad de los datos suficiente, si han generado una idea de lo que se necesita en términos de una implantación de BI.

El último tipo de herramienta clave para tener un ROI rápido y cumplir con los tiempos de proyecto es el uso del BI SaaS, aquí no hay que dar grandes explicaciones, con este tipo de tecnología no hay que ocuparse de la infraestructura de hardware (ni del software asociado a la misma) y por su filosofía de plataforma están claramente orientadas a facilitar las implantaciones, a fin de cuentas los clientes que no están satisfechos se llevan el BI a otra parte.

Así que el BI SaaS ayuda al ROI desde una doble perspectiva, es mucho más barato y es más sencillo (y rápido) de implantar.

Por cierto, si queréis saber más sobre el BI SaaS y cómo implantarlo en vuestra empresa, simplemente contactad con nosotros.

Algunos Directores Generales y el Business Intelligence

Acabo de recibir una contestación del Director General de una importante empresa del sector servicios en el norte de España, a la propuesta de mostrarle las capacidades de LITEBI y lo que puede hacer el Business Intelligence (BI) me acaba "despachando" con el siguiente correo:

Estimado Carlos el tema que me planteas no es de mi competencia ,por otra parte tenemos todos los temas informáticos resueltos.Gracias por tu interés.Saludos.

Me parece perfecto que tengan todos sus "problemas informáticos resueltos", aunque es una curiosa frase, en la que conviven la idea de "problemas" y la resolución de los mismos, mi experiencia me dice que lo que me está diciendo es que ahora mismo no quiere invertir ni un céntimo en tecnologías de la información. 

Además yo no conozco ninguna empresa con "todo" resuelto en Tecnologías de la Información (TI), en nuestro contexto actual con la evolución constante del mercado y la creciente presión de la competencia eso es simplemente imposible (salvo, quizás durante seis milagrosos meses tras una exitosa implantación).

Por otra parte, se me hace muy dura de aceptar la idea de que el BI no es competencia de un Director General (y lo mismo es aplicable, lógicamente, a todo TI) , da miedo pensar en el apoyo que tendrá el Departamento de TI de éste Director General con ese nivel de interés, pero luego escuchas al mismo tipo de directivos quejarse de la "incapacidad" de los informáticos y de que no entienden a los "usuarios de negocio".

Puede que haya Departamentos de TI que estén un poco "atrincherados" en su CPD pero también es cierto que en España hay mucho alto ejecutivo que dirige empresas con handicaps inaceptables en muchos otros países: no hablan nada de inglés y de tecnologías de la información y la comunicación no tienen apenas conocimientos.

Para algunos directores de TI este tipo de Director General o CEO puede que resulte más fácil de manejar ya que "no se mete en los asuntos de sistemas", pero es una posición indefendible tanto para unos como para los otros, en primer lugar porque es absolutamente imposible sacar adelante una implantación de cualquier solución informática en una empresa sin el apoyo de la alta dirección (por su acción o por su inacción) ya que se trata de procesos que suponen cambios en la dinámica de las empresas y en segundo lugar porque deja "ciegos" a los informáticos a la hora de establecer cuales son las auténticas necesidades de información de las empresas.

He de reconocer que esta postura ha resultado cómoda para muchos durante años, TI se quejaba de la ignorancia del resto de la empresa y consideraba que debía conseguir más recursos y la alta dirección pensaba que TI creaba más problemas de los que solucionaba a la par que era una máquina de gastar dinero. Y así todos eran felices a su manera (y los fabricantes de software y hardware mucho más), pero los tiempos han cambiado, la senda del crecimiento en los países ricos se torció hace ya cinco años y el nivel de competencia de los países emergentes es imparable, además nuevas tecnologías como el cloud computing han revolucionado el papel de los departamentos de TI.

Ahora el papel predominante en una implantación de TI debe ser de los usuarios de negocio, son ellos los que deben significar sus necesidades y la alta dirección determinar como se imbrican las mismas en la estrategia de la empresa y en su capacidad de inversión, el papel del Departamento de TI ha cambiado, ahora debe actuar de guía de la organización en el mundo de la tecnología, pasa de gestor de activos a consultor interno de la organización, será un ajuste muy duro.

Por otra parte, hay que reconocer que ahora los usuarios de negocio tienen muchos más conocimientos de TI, prefieren aplicaciones más potentes de cara a lo que necesitan de verdad en su día a día y menos exhibiciones de "road maps" de desarrollo de productos fruto de las ideas de los departamentos de ingeniería de los fabricantes que imponen su visión sobre las auténticas necesidades de los clientes.

Sobre esto último la visión del difunto Steve Jobs de la necesidad de simplificar las aplicaciones es clave, cuantas opciones y capacidades de un programa nunca son utilizadas por los usuarios al tiempo que éstos echan de menos otras cosas que han de hacer "por fuera".

En el mundo del BI ha aparecido una nueva casta de usuarios, los analistas de información, son usuarios de negocio con amplios conocimientos de administración de empresas, de econometría, de estadística y, si, también de informática, se encuentran a medio camino entre la administración de la empresa y el CPD, son claves, y cada vez hay más, prueba de ello es un estudio global sobre el uso del BI de la firma de consultoría Aberdeen Group donde se establecía que el número de analistas prácticamente se había duplicado entre 2009 y 2010:

Estos usuarios necesitan aplicaciones empresariales potentes pero sencillas (hay que reconocer que supone algo muy difícil de hacer para la mayoría de fabricantes), en términos coloquiales, quieren un 7,5 en vez de un 10 que acaba siendo inútil ya que se confunde la asignatura.

Si una empresa no escucha a este tipo de profesionales (y el papel de oyente corresponde tanto a la alta dirección como a las áreas de TI) tiene muy pocas posibilidades de sobrevivir en un entorno tan turbulento como el actual, donde la información actualizada es la clave del éxito, pero estas personas no pueden, como pasa en muchas empresas españolas, seguir trabajando "a medio gas" esclavizados por el Excel que les convierte más en escribientes que en analistas.

Si en la Sociedad de la Información y la Comunicación (hay que ver que poco se ha leído a Manuel Castells en este país, que es el suyo) una empresa no aprovecha las fuentes de información (que cada vez son más) no hay manera de que sobreviva, esta conclusión es vital para las empresas españolas, sobre todo para las PYMEs que son las que más sufren esta crisis - tsumami. Y para "amortizar" las inversiones previas en información (v.g. ERP, CRM, etc..) y aprovechar el esfuerzo de las personas en las organizaciones hay que dotarse de una herramienta clave, el Business Intelligence, fundamental para que los analistas que mencionábamos antes hagan su trabajo con pleno aprovechamiento.

Ayer acudí al XX Foro Anual del Club Excelencia en Gestión que se celebró en Madrid bajo el lema "Dispuestos a Crecer: Competitividad, Valores y Talento" y se me quedó grabada a fuego una frase del profesor de ESIC José María Cubillo: sin inversión no hay retorno; es lógico pensar que si no invertimos es difícil obtener una rentabilidad o retorno, pero también es cierto que si pensamos que en un país como España en las circunstancias actuales basta con bajar los precios para competir está claro que jamás se producirá un "retorno" o regreso a la prosperidad de hace unos años.

A colación de lo anterior no me resisto a mencionaros el articulo que la MIT Sloan Management Review publicaba hace unos días titulado "El Impacto de las Inversiones en Tecnologías de la Información en los Beneficios", a modo de muestra el siguiente párrafo extraído de este artículo:

We also found that some kinds of IT projects appear to enhance profitability more than others. Information technology can be used to increase efficiency and reduce costs, or it can be used to support sales growth through, say, customer satisfaction and customer retention strategies. We found that in general, IT investments were more effective in improving profitability by increasing revenue than by decreasing operating expenses. In fact, IT investments had a marked positive effect on revenue growth; for example, a $1 increase in IT expenditures per employee was associated in our study with a $12.22 increase in sales per employee. However, the effect of an increase in IT expenditures on reducing overall operating expenses was negligible in our sample of companies. 

Yo saco dos ideas clave del texto anterior:

1.  Las inversiones en TI son más rentables cuando se centran en incrementar las ventas más que en recortar los costes operativos.
2. Un incremento en la inversión en TI de 1 dólar por empleado se asocia (en términos estadísticos) con un incremento de las ventas de 12,22 dólares por empleado.

No puedo terminar este post sin pensar que quizás lo que Director General en cuestión quería decirme era que él de la informática no se ocupaba y que ya "tenían de todo" (cómo saber si tienes o no algo si no te ocupas de ello), vamos que le dejase tranquilo, pero como he visto este mismo caso repetido tantas veces y suele ser en las empresas que más necesitan del BI, por no mencionar cosas más básicas como un ERP o un CRM en condiciones.

Esperemos que estos casos se repitan cada vez menos y no por que las empresas desaparezcan sino porque en los altos ejecutivos de las empresas (lo que los estadounidenses llaman "C-Levels") hay un mayor nivel de concienciación y de responsabilidad, de hecho en CYD Consultores y en fabricantes como LITEBI trabajamos todos los días con clientes cuyos directores generales valoran el papel clave de la información en el futuro de las empresas que dirigen.