En dos líneas: el ROI o retorno de la inversión debería ser uno de los ejes con los que los clientes juzgasen los proyectos que les proponemos los que nos dedicamos a esto del Business Intelligence, sería lo lógico pero no es así.
La verdad es que he tenido un día bastante ajetreado y cuando se ha generado algo de paz en mi casa he decidido ponerme a leer un rato alguna de la documentación que me va llegando sobre el mundo del Business Intelligence (BI) durante la semana, y he topado con un documento de la consultora Aberdeen Research titulado "The Grinning CFO: How to Get a Return in BI Project in Less Than 4 Months" y que se podría traducir como "El Director Financiero Sonriente: Como Obtener un Retorno (de la Inversión) de un Proyecto de BI en Menos de 4 Meses".
Si no habéis trabajado antes con documentos de Aberdeen os puedo anticipar que suelen utilizar una metodología basada en comparar a aquellas empresas que consideran líderes (leaders) frente a aquellas que consideran seguidoras (followers), a fin de cuentas las primeras son las que determinan las que podríamos denominar como "mejores prácticas".
En lo que al ROI se refiere los líderes eran el 35% de las empresas encuestadas (76 empresas en proyectos de BI que podríamos clasificar como "grandes" ya que implicaban de media a 231 usuarios) y los seguidores el 65% restante.
Así que, en principio, este documento se refiere a las grandes empresas con sus propios equipos dedicados al BI (tanto técnicos como de negocio), pero aún así hay algunas enseñanzas sobre lo que una empresa más pequeña y menos experta en BI debe exigirse a si misma y a los consultores que haya contratado para una implantación de este tipo.
El primer aspecto que se analiza en el documento es que hay una gran diferencia entre lo que consiguen los seguidores y lo que logran los líderes tanto en términos de ROI como de tiempo para competar una implantación.
Lo podéis observar en el siguiente cuadro:
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| Fuente: Aberdeen Research |
Las empresas líderes alcanzan el ROI en 3.2 meses y el 83% de los proyectos de BI los terminan en plazo (o antes), este tipo de proyectos no suelen ser grandes implantaciones si nos referimos a ha implantar un nuevo BI en la organización sino que se refieren a mejoras incrementales o a proyectos ad-hoc para determinadas áreas.
Se puede discutir sobre las metodologías a utilizar en la gestión de proyectos (Agile Vs PMI) pero al final llegan a la conclusión de que hay una serie de tecnologías que determinan cómo un proyecto de BI puede ser más o menos exitoso, y esto me parece que da un mensaje más interesante para las áreas técnicas de las empresas frente a ciertas "letanías" más propias del management como sería la esponsorización de la alta dirección, la comunicación entre TI y negocio o el papel de los analistas como intermediarios entre ambos, la definición correcta de los problemas y necesidades, etc...
Pero para los técnicos (CIOs incluidos) esas condiciones previas quedan fuera de su alcance, sin embargo si hay unas tecnologías que generan un "entorno adecuado" para el éxito de los proyectos de BI pues merece la pena ver si se dispone de los mismos, si no es así los proyectos tendrán muchas dificultades para prosperar.
Como podéis ver en el siguiente cuadro dichas tecnologías están directamente vinculadas a tres áreas: paquetes de software de análisis ya operativos, calidad de los datos y gestión de los mismos y, vaya sorpresa, la utilización del BI SaaS (en la nube o Cloud):
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| Fuente: Aberdeen Research |
Los cimientos de cualquier proyecto de BI en cualquier tipo de empresa los forman los datos, así que una buen idea es disponer de herramientas dedicadas a la calidad de los datos y a lo que se conoce como
Master Data Management, si la empresa que quiere hacer la implantación no dispone de los mismos deberá asegurarse de que los consultores que ha contratado sean conscientes de ello y le ayuden a implantarlas, siempre con el alcance necesario según el tipo, complejidad y cantidad de los datos de cada empresa.
Los paquetes análiticos (los hay para cada área de la empresa, finanzas, presupuestos, RRHH, operaciones, marketing, etc....) ayudan a que los usuarios de negocio tengan una idea clara de los informes y dashboards que necesitan (y que estos programas no les dan cuando, por ejemplo, se integran datos de distintas fuentes como ERP, CRM, bases de datos dispersas o simplemente hojas de cálculo) y eso facilita mucho el trabajo del área técnica responsable de la implantación o de los consultores externos.
Muchas veces este papel de los paquetes de análisis lo asumen en las PYMES algunas hojas de cálculo que se han ido enriqueciendo a lo largo del tiempo que, si bien no tienen la estabilidad y calidad de los datos suficiente, si han generado una idea de lo que se necesita en términos de una implantación de BI.
El último tipo de herramienta clave para tener un ROI rápido y cumplir con los tiempos de proyecto es el uso del BI SaaS, aquí no hay que dar grandes explicaciones, con este tipo de tecnología no hay que ocuparse de la infraestructura de hardware (ni del software asociado a la misma) y por su filosofía de plataforma están claramente orientadas a facilitar las implantaciones, a fin de cuentas los clientes que no están satisfechos se llevan el BI a otra parte.
Así que el BI SaaS ayuda al ROI desde una doble perspectiva, es mucho más barato y es más sencillo (y rápido) de implantar.
Por cierto, si queréis saber más sobre el BI SaaS y cómo implantarlo en vuestra empresa, simplemente contactad con nosotros.
