En dos líneas: a la hora de presentar datos en una reunión usar Power Point suele ser una desventaja, aunque mucha gente no lo crea no está pensado para eso, pero si hay que utilizarlo es mejor tener claros un par de conceptos sobre la visualización de datos.
No voy a extenderme con ejemplos complejos en visualización de la información o en teorías sobre el número de dígitos que el cerebro humano es capaz de retener después de x segundos, simplemente voy a proporcionar algunas ideas que os pueden ayudar a que vuestros compañeros de trabajo no se queden embobados intentando entender unas cifras mientras que no hacen puñetero caso de lo que contáis durante la presentación.
He presentado datos, especialmente en temas de control de gestión, cientos de veces y basta con aprovechar un par de matices para que la presentación quede mucho mejor.
Bien, supongamos que tenemos que presentar la información sobre las ventas del pasado ejercicio por las distintas áreas de negocio, la inmensa mayoría de las veces me he encontrado con algo parecido a esto:
El personal simplemente entra en coma y pase de todo, habrá quién se quede leyendo mientras desconecta del resto del mundo, otros se quedaran mirando "sus datos" o, peor aún, su smartphone, etc...
Una respuesta habitual a la idea central de este post ("cuando presentes datos, lo mejor es ir al grano") será cambiar la tabla ligeramente para destacar los acumulados:
El resultado en términos de atención de la audiencia no será muy distinto del que se obtendría del primer caso.
Como ya todos tenemos experiencia en dormirnos en las presentaciones, algunos incluso en las suyas propias, los famosos "quesitos" o "tartas" vienen a nuestro rescate, no está mal si como en el caso que nos ocupa tenemos pocas categorías con las que trabajar.
Le podemos dar un poco de énfasis a nuestro mensaje, por ejemplo que el mayor importe de nuestros ingresos vienen del lado de la consultoría, de las implantaciones de Business Intelligence y del outsourcing, jugando con los colores y con los tamaños de letra:
Siempre hemos de trabajar conscientes de los mensajes que queremos transmitir con los datos, esto es, proporcionando la información que consideramos relevante al tiempo que el "insight" se comenta durante la presentación, lo que expresamos de viva voz es lo más importante mientras que las slides son un mero soporte (eso si, a veces imprescindible) ya que si fuese al contrario muchas reuniones y webinars estarían de más y bastaría con quedarse con el correspondiente Power Point.
Y no haré más comentarios sobre lo anterior......
Porque cuando no aportamos mucho en nuestras explicaciones a las tablas y gráficos lo que suele suceder es que nos hemos concentrado en producir esos datos, por lo general vía Excel y con muchas celdas vinculadas, tablas dinámicas, macros, etc.... horas de esfuerzo para luego quedarnos cortos en el análisis y así todos los meses o semanas.
De este modo no aportamos valor ni se nos percibe como valiosos.
Lo triste es que todo ese esfuerzo "amanuense" no merece la pena, cualquiera que haya trabajado en Excel durante años aprende a mantener una relación amor-odio con él, por su parte el Business Intelligence ahora proporciona soluciones al alcance de cualquier tipo de empresa, soluciones que centran a las personas en el análisis de la información (para proporcionar insight de cara a la toma de decisiones) y dejan las tareas repetitivas de generación de datos / reporting que apenas generan valor al software.
Obviamente, con estos consejos apenas se aprecian las ventajas de la visualización de datos frente a las tablas numéricas, prometo profundizar en estos temas en próximos posts.
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