El "Data Discovery" mola pero el "Company Discovery" mola mucho más

En dos líneas: aprovecho igual me arrepiento de haber escrito este post, porque es uno de los aspectos del Business Intelligence (BI) más interesantes y a la vez menos comprendidos. 

Y es que frente al tan cacareado "Data Discovery" al que dediqué el post anterior a este hay algo mucho más valioso para la empresa y que sucede en los estadios iniciales de una implantación de BI, es más, suele suceder antes de que se haya decidido de un modo definitivo el cómo, quién, cuando y por cuánto del proyecto.

Yo lo llamo, por contraposición con el término anterior, "Company Discovery" y es un proceso que se suele dar en las medianas empresas cuando afrontan el BI y lo hacen con el liderazgo adecuado, esto es, desde el Director General / CEO con el apoyo de TI y no al revés.

El "Company Discovery" en cierto modo no es un buen negocio para los consultores de BI como el que escribe este post, esto es sencillo de explicar:

1. No es un item por el que vaya a facturar pero sin embargo me va a suponer un cierto número de horas de trabajo y de reflexión con el cliente.
2. Convierte al cliente en más consciente de sus necesidades y de lo que pasa en su empresa, por lo tanto es más exigente.
3. Obliga al consultor de BI a alejarse de la seguridad que le ofrece el ceñirse a la parte meramente técnica, a disociarse de la realidad del cliente para convertir a la implantación de la solución en un fin en si mismo, un producto impersonal, una caja de "Galletas María".

Esa es la parte "mala" para el consultor de BI, la buena es también evidente:

1. Los proyectos salen, las empresas aprovechan el BI de verdad y el cambio que genera las hace más competitivas, vamos, que hay "business value".
2. Obliga a tener una mayor interacción con el cliente, a entender su negocio y a la gente que va a utilizar el BI.
3. Proporciona más negocio en el largo plazo, fuera del "one hit only" tan del gusto de algunos.

Esta claro que ahora me toca explicar que narices es eso del "Company Discovery"

¿Company Discovery?

Es simplemente el proceso por el cual la alta dirección con la "excusa" del proyecto de implantación del BI "revisa" el funcionamiento de la misma, su estrategia, su cultura e incluso el rendimiento de las personas que trabajan en la misma.

Utilizo el verbo "revisar" aunque yo creo que en muchos casos sería mejor hablar de "tomar conciencia" de todo lo anterior.

Y es que no hay nada mejor que el BI para ese proceso, la razón está muy clara, administrar empresas va básicamente de obtener datos, analizarlos, tomar decisiones y comunicarlas, poco más se puede decir.

En el pasado han habido tecnologías que han tomado ese papel, por ejemplo el ERP o el CRM, y está claro que todavía pueden hacerlo pero simplemente no se acercan tanto a la esencia de la gestión de empresas como el BI, ocuparse de las transacciones no es lo mismo que proporcionar información y conocimiento para la toma de decisiones.

Hay pocas cosas más reconfortantes para un consultor que ver como la mera idea de poder implantar un BI supone que el proceso de "Company Discovery" se pone en marcha en la mente del CEO y su equipo.

Al principio los "movimientos" se centran más en "sondear" la opinión del departamento de TI sobre cómo están las cosas, pero la verdad sea dicha, la mayoría de dichos departamentos pueden tener bastantes ideas al respecto pero difícilmente las van a comunicar de un modo coherente con las necesidades de un CEO.

Pero con la excusa del BI y con la compañía de un tercero "neutral" (el consultor) se avanza por caminos muy interesantes:

• El BI, su mera posible existencia, actúa a modo de "globo sonda", se pueden encontrar resistencias en los lugares más inesperados, lo que nos puede llevar a tropezarnos con algún comportamiento poco edificante, como el del Director de TI de una empresa que era socio en la sombra del proveedor del ERP y prefería dar carga de trabajo a dicho proveedor mediante soluciones parciales y muy caras (v.g. mucho SQL y unas gotas de "Reporting Services").
• Encontrar cuan dependiente puede llegar a ser una empresa de ciertos proveedores, obviamente cuanto más grandes los mismos peor, una vez que se entra en determinados "ecosistemas" se hace muy difícil salir o simplemente integrar nuevas tecnologías conforme evoluciona la actividad de la empresa.
• El "Company Discovery" supone entender los procesos que configuran el funcionamiento de la empresa y las personas que protagonizan esos procesos, también tiene mucho de escuchar y exige del directivo una actitud relajada y constructiva, lo que es una oportunidad enorme para dejar de trabajar en el aislamiento típico de la alta dirección y, por ejemplo, descubrir los denominados intraemprendedores.
• Averiguar que procesos realmente funcionan bien aunque lleven mucho tiempo operativos, hay un error terrible asociado a la venta de tecnologías de la información, muchas veces se eliminan cosas que funcionan bien a cambio de otras nuevas (que suelen involucrar a menos personas que en la situación anterior), mucho ojo porque la ganancia a corto plazo suele ser pérdida al medio y deja cicatrices en la organización, como la resistencia al cambio.
• Se pueden descubrir pequeñas joyas dentro del directorio de aplicaciones de una empresa, soluciones inteligentes que a veces se utilizan solo en un departamento y cuyo uso podría extenderse al resto de la compañía, nos ha pasado más de una vez el encontrarnos con un cuadro de mando exclusivo de un determinado ejecutivo mientras que el resto seguía en la oscuridad de la toma de decisiones por medio de la intuición.
• Permite tener una discusión sincera con TI sobre las capacidades humanas y técnicas disponibles y cuál sería su compatibilidad con el proyecto de BI: renovación del hardware, política de licencias y mantenimientos, posibilidad de pasarse al cloud, insuficiencia de medios humanos, incompatibilidad del software......
• Esa discusión nos puede llevar al tema de la calidad de datos, eso se merece un post, sino una serie completa.
• Descubrir que la empresa carece de los profesionales necesarios para analizar la información que un BI proporciona, ya que lo que realmente tenemos son amanuenses del "corta y pega" con Excel y no verdaderos analistas que den un soporte real a la alta dirección cuando hay que tomar decisiones.

Como herramienta de decisión sobre el BI y sobre la administración de la empresa

Todo lo anterior ayuda también cuando llega el momento de decidir sobre la implantación, lo que va más allá del "si o no" y supone entender:

• Lo que tenemos en la actualidad en términos de inteligencia de negocio, nuestro grado de madurez y capacidad.
• Lo que nos gustaría y deberíamos tener, nuestra "Utopía BI".
• Lo que podemos tener siendo coherentes en términos de presupuesto, tiempo, alcance y factibilidad de determinados cambios en la cultura organizativa.

En definitiva, que deberíamos eliminar, que mantener y que construir o comprar, sin olvidarnos de aquellas pequeñas joyas (aplicaciones), aquellos procesos que funcionan bien y de las personas detrás de todo, a los que hay que encontrar y, por qué no, expandir por toda la organización.

USOS DEL "COMPANY DISCOVERY"

Así tendremos grandes ventajas en términos de reducción de los riesgos que se asumen en todo proyecto, pero sobre todo se abren puertas a otros "proyectos internos" asociados a cómo se administra y dirige la empresa, de nuevo la tecnología aquí es una poderosa herramienta del cambio.

Otro elemento que suele resultar muy positivo en el "Company Discovery" es que la discusión que provoca y la reflexión subsiguiente conllevan a analizar cuál debería ser el retorno de las inversiones en BI y cuál es el valor de negocio que debe producir aunque no sea fácilmente cuantificable.

Todo lo anterior nos lleva a un tema que he tratado anteriormente en este blog, siempre hay cuatro cosas que tener en cuenta en el BI pero que general tendemos a olvidar:

1. Hemos de obtener respuestas exactas
2. Dichas respuestas han de proporcionar "insights" que generen valor
3. Dichas respuestas han de llegar en su tiempo adecuado
4. Dichas respuestas deben servir para la toma de decisiones

El "Company Discovery" se entremezcla con lo que sería la planificación general de un proyecto de BI (lo que también se conoce como el "road map"), siendo a veces difícil distinguirlos, simplemente el primero partiendo del segundo va más allá de la simple implantación de una solución de BI.

Aunque, ¿quién ha dicho que el Business Intelligence sea simplemente un tipo de aplicación de negocio?, yo creo que va mucho más allá ya que a su modo también es una metodología en el uso de la información para la toma de decisiones asociándose directamente con otras disciplinas del management.