En dos líneas: la mayoría de los artículos y posts que leo sobre Business Intelligence hablan de por qué hay que implantarlo y de los beneficios que se obtendrían al adquirirlo, pero no es nada habitual encontrar información sobre qué hacer una vez que ya se dispone del Business Intelligence.
Así que intentaré responder a esa duda, por otra parte algo habitual tras cualquier inversión en informática de gestión, pero antes de comenzar os dejo una aseveración que marcará el resto del post:
Para la empresa, el Business Intelligence (BI) no es un proyecto sino un proceso y la evolución de dicho proceso vendrá marcada por las necesidades del negocio nunca por la parte tecnológica que se limitará a dar soporte para solventar esas necesidades.
Y, desde luego, en dicho proceso el mantenimiento del BI y el eventual pago de unas licencias tienen un papel relativo a la hora de responder a la pregunta: ¿y ahora qué hacemos con el BI que tenemos en la empresa?
Tres son los aspectos que hemos de tener en cuenta a la hora de afrontar esa pregunta:
- Evaluación de la implantación
- Mantenimiento de la solución
- Evolución de la solución
Básicamente se trata de comprobar un par de cosas:
- Cómo se ha ejecutado el proyecto
- El impacto del BI en el funcionamiento de la empresa
Estos procesos de evaluación tienen "mucho peligro", la razón es que, por mucho que el responsable interno del proyecto o los consultores externos insistan, una gran mayoría de los usuarios no se compromete con el proyecto del BI hasta que este no ha terminado y en los primeros días de funcionamiento es cuando comienzan las quejas y se "descubren" necesidades "nuevas" que se les había pasado comunicar en fases previas del proyecto.
Sin embargo, hay que asumir este comportamiento de muchos usuarios, hay que atenderlos en lo posible ya que es mejor solucionar esas necesidades que se les habían pasado comunicar que tener usuarios que simplemente no utilizan el BI o aprovechan una parte mínima de sus capacidades.
No debe haber lugar a quejas del estilo "lo dije a los consultores pero no me hicieron caso", sobre todo cuando nos encontramos con un proyecto de BI que va por fases (por ejemplo se comienza con el área comercial y de marketing para luego ir a otras funciones dentro de la empresa) ya que puede comprometer seriamente el futuro del mismo al reducir el compromiso de los sponsors internos y perjudicar la imagen del BI ante futuros usuarios.
Así que, como consultor, toca morderse la lengua.
Por lo general, habría que verificar que el proyecto ha cumplido con los objetivos que se habían marcado para el mismo, no será la primera vez que un cliente (a nivel de alta dirección) que no ha tenido a bien marcar objetivo alguno más allá del "que funcione bien" decida marcar dichos objetivos una vez que ha terminado el proyecto para así disfrutar de algo más de consultoría gratuita y dilatar en el tiempo los últimos pagos.
Lo anterior se debe evitar a toda costa, al final perjudica tanto al cliente como al consultor y es responsabilidad de ambos.
Es algo que no suele hacerse, pero esta fase de evaluación debería documentarse lo mejor posible, sobre todo en proyectos con varias fases, e incluso cuando no es así pues todo BI debe evolucionar en el tiempo igual que lo hace la organización para la que actúa como herramienta fundamental en la toma de decisiones.
Por lo que al establecimiento del impacto del BI en el funcionamiento de la empresa se refiere, se trata de algo más fácil de decir que de hacer, además debe hacerse pasados unos meses de la puesta en producción de la solución de BI.
Con todo lo anterior, habría que considerar los siguientes elementos, preferiblemente contando con datos "ex ante" para hacer una adecuada comparación:
- Reducción de coste por tarea: por ejemplo el descenso en el coste de preparar cada mes el informe comercial para el Consejo de Administración.
- Reducción del tiempo por Tarea: cuánto tiempo menos se tarda en hacer el análisis del margen obtenido en todas las operaciones de la empresa en un periodo de tiempo dado.
- Mejoras en las competencias principales de la empresa: reducción de costes en los procesos de compras, identificación de oportunidades comerciales, reducción del tiempo de toma de decisiones, detección de ineficiencias en los procesos, etc.... estas mejoras son la clave del ROI del BI.
En definitiva, que el BI mejore el management de la empresa y que cumpla con las condiciones necesarias para apoyar dicha mejora.
En muchísimos proyectos se pasa de puntillas por esta fase de evaluación y, cuando se da, suele ser más una pugna entre el consultor por cobrar y empezar otro proyecto (u otra fase dentro del mismo proyecto de implantación) y el cliente por obtener descuentos bien en forma de dinero o de variaciones en el alcance de carácter gratuito.
La idea subyacente es que la gestión del proyecto no se acaba con la puesta en producción.
Aunque ya se sabe que la palabra más valiosa y menos usada dentro del vocabulario de un Project Manager es "NO".
Y es que es todo un arte ser blando con las personas y duro con los problemas.
En los dos próximos posts hablaremos de cómo afrontar el mantenimiento y evolución de una solución de BI tras su implantación.
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